# Dokumente hochladen & verwalten

#### Dokumentenablage & Uploads

Im CloudCRM organisieren Sie Ihre Dateien nicht in einem chaotischen Ordner-Wirrwarr, sondern in einer zentralen, durchsuchbaren und intelligenten Dokumentenablage. Sie können Unterlagen direkt mit Kunden verknüpfen, interne Notizen hinzufügen und genau steuern, wer im Team Zugriff darauf hat.

[![Doc_upload.png](https://helpcrm.dwoberland.de/uploads/images/gallery/2026-05/scaled-1680-/CjnBeRAYoEumqGeG-doc-upload.png)](https://helpcrm.dwoberland.de/uploads/images/gallery/2026-05/CjnBeRAYoEumqGeG-doc-upload.png)

#### 1. Ein neues Dokument hochladen

Um eine Datei in das System hochzuladen, klicken Sie in der Dokumentenübersicht (oder direkt in der digitalen Kundenakte) auf den Button **"Upload"** bzw. **"Dokument hochladen"**.

Es öffnet sich ein kompaktes Upload-Fenster:

1. **Datei wählen:** Wählen Sie das Dokument von Ihrem Computer aus. *(Erlaubt sind alle gängigen Formate wie PDF, Word, Excel, CSV, PowerPoint sowie Bilder. Die maximale Dateigröße beträgt 50 MB).*
2. **Ordner / Tab:** Ordnen Sie das Dokument einer logischen Kategorie zu (z. B. Eingangsrechnung, Vertrag, Brief oder Sonstiges).
3. **Interne Notiz (Optional):** Hinterlassen Sie Hinweise für sich oder Ihr Team (z. B. "Kündigungsfrist beachten!").
4. **Sichtbarkeit (Team vs. Privat):** Setzen Sie das Häkchen bei "Mit Team teilen", wenn alle berechtigten Mitarbeiter das Dokument sehen dürfen. Entfernen Sie das Häkchen, wird das Dokument als **Privat** markiert und ist nur für Sie (sowie für System-Administratoren) sichtbar.

Klicken Sie auf **Hochladen**. Das Dokument ist nun sicher und GoBD-konform auf den deutschen Servern des CloudCRM gespeichert.

#### 2. Dateien ansehen & bearbeiten

In der Tabellenübersicht finden Sie auf der rechten Seite bei jedem Dokument die **Aktions-Buttons**:

[![Doc_bearbeiten.png](https://helpcrm.dwoberland.de/uploads/images/gallery/2026-05/scaled-1680-/5GlWMol7HDhtW3Zm-doc-bearbeiten.png)](https://helpcrm.dwoberland.de/uploads/images/gallery/2026-05/5GlWMol7HDhtW3Zm-doc-bearbeiten.png)

- **Öffnen (Auge-Symbol):** Ein Klick darauf öffnet den *CloudCRM Dokumenten-Viewer*. Sie können PDFs und Bilder direkt in einem sicheren Fenster lesen, ohne sie vorher herunterladen zu müssen.
- **Download:** Lädt das Dokument im Originalformat auf Ihr Gerät herunter.
- **Bearbeiten (Stift-Symbol):** Hier können Sie den Dateinamen anpassen, die Notizen ändern oder das Dokument einem bestimmten Kunden zuordnen.
    
    
    - *Profi-Tipp: Datei austauschen!* Wenn Sie eine aktualisierte Version eines Vertrags erhalten haben, können Sie im Bearbeitungs-Modus über das Feld **"Datei ersetzen"** einfach das neue Dokument hochladen. Das System überschreibt die alte Datei sauber, behält aber alle bisherigen Verknüpfungen (z.B. zum Kunden) bei.

#### 3. Dokumente archivieren

Anstatt alte Dokumente endgültig zu löschen (was oft gegen Aufbewahrungspflichten verstößt), können Sie diese **archivieren**. Klicken Sie dazu auf den gelben Archivieren-Button. Das Dokument verschwindet aus Ihren aktiven Listen und wird in den Tab "Archiv" verschoben. Von dort kann es bei Bedarf jederzeit wiederhergestellt werden.