# Bank- & Belegimport verwenden Mit dem Bank- & Belegimport können Sie Kontoauszüge und Bankumsätze in CloudCRM importieren, analysieren und anschließend prüfen. Erkannte Umsätze können bei Bedarf ins Kassenbuch übernommen, mit vorhandenen Kassenbucheinträgen verknüpft oder ignoriert werden. Die Funktion hilft dabei, Bankbewegungen strukturierter zu erfassen und kaufmännische Abläufe besser nachzuvollziehen. #### **Bank- & Belegimport öffnen** Den Bank- & Belegimport finden Sie im Bereich **Bankimport** oder **Bank- & Belegimport**. In der Ansicht können Sie neue Kontoauszüge hochladen und bereits vorhandene Importe prüfen. Die Seite besteht im Wesentlichen aus zwei Bereichen: - Kontoauszug hochladen - Letzte Importe #### **Unterstützte Dateiformate** Der Bank- & Belegimport unterstützt folgende Dateiformate: - CSV - CAMT / XML - PDF Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB. Je nach Bank kann die Darstellung von Kontoauszügen unterschiedlich sein. Besonders PDF-Kontoauszüge können je nach Bank, Layout und Aufbau unterschiedlich erkannt werden. #### **Hinweis zur Erkennung von Kontoauszügen** Banken stellen Kontoauszüge nicht einheitlich dar. Deshalb kann es vorkommen, dass bestimmte Kontoauszüge noch nicht vollständig oder nicht korrekt erkannt werden. Wenn ein Kontoauszug fehlerhaft erkannt wird, sollte die betroffene Datei über das Ticketsystem an den Support gesendet werden. So kann die Darstellung geprüft und die Erkennung nach und nach verbessert werden. #### **Kontoauszug hochladen** Um einen Kontoauszug hochzuladen, ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop in das Upload-Feld oder klicken Sie auf das Feld, um eine Datei auszuwählen. Es können auch mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden. Nach dem Start des Uploads zeigt CloudCRM den Fortschritt an. Die Datei wird zunächst übertragen und anschließend im System gespeichert. #### **Automatische Analyse nach dem Upload** Nach dem Hochladen startet die Analyse automatisch. Dabei versucht CloudCRM, die enthaltenen Bankumsätze zu erkennen und für die weitere Prüfung vorzubereiten. Während der Analyse werden unter anderem folgende Daten ausgelesen, sofern sie in der Datei vorhanden sind: - Buchungsdatum - Wertstellungsdatum - Betrag - Währung - Einnahme oder Ausgabe - Verwendungszweck - Name des Zahlungspartners - IBAN des Zahlungspartners - Referenzinformationen Nach Abschluss der Analyse wird die Umsatzprüfung geöffnet oder vorbereitet. #### **Wenn keine Umsätze erkannt wurden** Wenn bei der Analyse keine gültigen Umsätze erkannt werden, zeigt CloudCRM einen entsprechenden Hinweis an. Das kann zum Beispiel passieren, wenn: - das Dateiformat nicht unterstützt wird - der PDF-Kontoauszug ein unbekanntes Layout verwendet - die Datei keine lesbaren Umsatzdaten enthält - die Bank eine besondere Darstellung verwendet In diesem Fall sollte der Kontoauszug über das Ticketsystem an den Support gesendet werden, damit die Erkennung geprüft werden kann. #### **Letzte Importe** Im Bereich **Letzte Importe** sehen Sie die zuletzt hochgeladenen Dateien. Die Übersicht zeigt: - Datum des Imports - Dateiname - Status - verfügbare Aktion Bei vielen Importen wird die Liste auf mehrere Seiten aufgeteilt. Über die Seitennavigation können Sie zwischen den Importseiten wechseln. #### **Status eines Imports** Ein Import kann unterschiedliche Status haben. #### **Wartet auf Analyse** Der Status **Wartet auf Analyse** bedeutet, dass die Datei bereits hochgeladen wurde, aber noch nicht verarbeitet ist. In diesem Fall steht die Aktion **Jetzt analysieren** zur Verfügung. #### **Verarbeitet** Der Status **Verarbeitet** bedeutet, dass die Datei analysiert wurde und erkannte Umsätze zur Prüfung bereitstehen. In diesem Fall steht die Aktion **Umsätze prüfen** zur Verfügung. #### **Fehlerstatus** Wenn bei der Verarbeitung ein Fehler auftritt, wird ein entsprechender Status angezeigt. In diesem Fall sollte geprüft werden, ob die Datei korrekt ist und ob das Format unterstützt wird. #### **Import manuell analysieren** Wenn ein Import noch nicht verarbeitet wurde, können Sie die Analyse über **Jetzt analysieren** starten. CloudCRM verarbeitet die Datei und versucht, die enthaltenen Umsätze zu erkennen. Nach erfolgreicher Analyse wird angezeigt, wie viele Umsätze erkannt wurden. #### **Umsätze prüfen** Über die Aktion **Umsätze prüfen** öffnen Sie die Umsatzprüfung. Dort werden alle erkannten Umsätze eines Imports angezeigt. Die Prüfung enthält unter anderem: - Datum - Beschreibung - Betrag - Status - verfügbare Aktion Einnahmen und Ausgaben werden optisch unterschiedlich dargestellt. Dadurch erkennen Sie schneller, ob es sich um einen Zahlungseingang oder eine Ausgabe handelt. #### **Angaben eines Umsatzes** Ein erkannter Umsatz kann folgende Informationen enthalten: - Buchungsdatum - Verwendungszweck - Zahlungspartner - IBAN - Betrag - Richtung der Buchung - möglicher Treffer im Kassenbuch - Prüfstatus Wenn CloudCRM einen passenden Kassenbucheintrag erkennt, wird dieser als möglicher Treffer angezeigt. #### **Status eines Umsatzes** Ein einzelner Umsatz kann verschiedene Status haben. #### **Zu prüfen** Der Status **Zu prüfen** bedeutet, dass der Umsatz erkannt wurde, aber noch keine Aktion durchgeführt wurde. Sie können den Umsatz anschließend ins Kassenbuch übernehmen oder ignorieren. #### **Duplikat?** Der Status **Duplikat?** weist darauf hin, dass ein ähnlicher oder bereits vorhandener Umsatz im Kassenbuch erkannt wurde. Prüfen Sie in diesem Fall besonders sorgfältig, ob der Umsatz wirklich neu gebucht werden soll oder bereits vorhanden ist. #### **Kassenbuch-Treffer** Der Status **Kassenbuch-Treffer** bedeutet, dass CloudCRM einen möglichen passenden Eintrag im Kassenbuch gefunden hat. In diesem Fall können Sie entscheiden, ob der Bankumsatz mit dem vorhandenen Kassenbucheintrag verknüpft oder als neuer Eintrag gebucht werden soll. #### **Gebucht** Der Status **Gebucht** bedeutet, dass der Umsatz ins Kassenbuch übernommen wurde. #### **Verknüpft** Der Status **Verknüpft** bedeutet, dass der Bankumsatz mit einem bereits vorhandenen Kassenbucheintrag verbunden wurde. Dabei wird kein neuer Kassenbucheintrag erstellt. #### **Ignoriert** Der Status **Ignoriert** bedeutet, dass der Umsatz nicht weiter verarbeitet werden soll. Das kann sinnvoll sein, wenn ein Umsatz nicht relevant ist oder bereits anderweitig erfasst wurde. #### **Umsatz ins Kassenbuch übernehmen** Wenn ein Umsatz noch nicht gebucht wurde, können Sie ihn über die Aktion **Ins Kassenbuch** übernehmen. Vor der Buchung fragt CloudCRM zur Sicherheit nach, ob der Umsatz verbindlich ins Kassenbuch gebucht werden soll. Nach erfolgreicher Buchung erhält der Umsatz den Status **Gebucht**. #### **Umsatz mit Kassenbuch verknüpfen** Wenn CloudCRM einen passenden Kassenbucheintrag erkennt, können Sie den Bankumsatz über **Verknüpfen** mit diesem Eintrag verbinden. Dabei wird kein neuer Kassenbucheintrag erstellt. Stattdessen wird der erkannte Bankumsatz mit dem vorhandenen Kassenbucheintrag verbunden. Diese Funktion ist hilfreich, wenn ein Vorgang bereits manuell im Kassenbuch erfasst wurde und später über den Bankimport abgeglichen werden soll. #### **Umsatz neu buchen trotz Treffer** Wenn ein Kassenbuch-Treffer angezeigt wird, Sie den Umsatz aber trotzdem als neuen Eintrag erfassen möchten, können Sie die Aktion **Neu buchen** verwenden. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn der vorgeschlagene Treffer nicht korrekt ist oder der Umsatz tatsächlich separat gebucht werden soll. #### **Umsatz ignorieren** Nicht jeder erkannte Umsatz muss ins Kassenbuch übernommen werden. Über **Ignorieren** können Sie einen Umsatz aus der weiteren Bearbeitung ausschließen. Der Umsatz erhält anschließend den Status **Ignoriert**. #### **Mehrere Dateien importieren** Wenn mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden, verarbeitet CloudCRM diese nacheinander. Dabei wird der Fortschritt angezeigt. Nach Abschluss der Analyse werden die erkannten Umsätze für die weitere Prüfung bereitgestellt. #### **Typischer Ablauf beim Bankimport** Der typische Ablauf sieht so aus: 1. Kontoauszug hochladen 2. Datei analysieren lassen 3. erkannte Umsätze prüfen 4. mögliche Duplikate kontrollieren 5. Kassenbuch-Treffer prüfen 6. Umsatz buchen, verknüpfen oder ignorieren 7. Ergebnis kontrollieren #### **Berechtigungen** Der Zugriff auf den Bank- & Belegimport ist abhängig von den Benutzerrechten. Wenn Ihnen der Bereich oder bestimmte Aktionen nicht angezeigt werden, verfügen Sie möglicherweise nicht über die erforderliche Berechtigung. Wenden Sie sich in diesem Fall an den zuständigen Verwalter Ihrer Firma. #### **Vorteile des Bank- & Belegimports** Der Bank- & Belegimport unterstützt Sie dabei, Bankbewegungen schneller und strukturierter zu verarbeiten. Die Funktion hilft insbesondere bei: - dem Import von Kontoauszügen - der Prüfung von Zahlungseingängen und Ausgaben - dem Abgleich mit vorhandenen Kassenbucheinträgen - der Vermeidung doppelter Buchungen - der besseren Nachvollziehbarkeit kaufmännischer Vorgänge - der Vorbereitung sauberer Kassenbuchdaten So wird CloudCRM zu einer zentralen Arbeitsplattform für Rechnungen, Zahlungen, Belege und kaufmännische Prozesse.