Kassenbuch & GuV
Hier verwalten Sie alle finanziellen Ströme Ihres Unternehmens transparent und GoBD-konform. Führen Sie Ihr Kassenbuch für den nahtlosen Steuerberater-Export und behalten Sie mit dem GuV-Modul inklusive Steuer-Prognose Ihre Liquidität sowie anfallende Steuern jederzeit in Echtzeit im Blick.

Kassenbuch & EÜR Auswertung
Das Kassenbuch ist die finanzielle Kommandozentrale Ihres Unternehmens. Hier erfassen Sie alle Einnahmen und Ausgaben, laden zugehörige Belege hoch und generieren mit einem Klick rechtssichere Exporte für Ihren Steuerberater. Gleichzeitig berechnet das System im Hintergrund Ihre vorläufige Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). 
 Hinweis: Um diesen Bereich aufzurufen, benötigen Sie in Ihrem Mitarbeiterprofil die Berechtigung „Kassenbuch sehen“. 
 
 
 
 1. Zeitraum wählen & Filtern 
 Beim Öffnen des Kassenbuchs zeigt das System standardmäßig den aktuellen Monat an. Über die Filterleiste oben können Sie den Betrachtungszeitraum jederzeit ändern: 
 
 
 Wählen Sie einen spezifischen Monat und das Jahr aus (oder "Ganzes Jahr", um die Jahres-EÜR zu sehen). 
 
 
 Nutzen Sie die Live-Suche , um sekundenschnell nach Beträgen, Beschreibungen oder Belegnummern zu suchen. 
 
 
 Klicken Sie auf Zeitraum anwenden , um die Ansicht zu aktualisieren. 
 
 
 2. Kennzahlen & Vorläufige EÜR 
 Im oberen Bereich finden Sie zwei wichtige Dashboards, die sich in Echtzeit an Ihren gewählten Zeitraum anpassen: 
 
 
 Das Saldo-Grid: Zeigt Ihnen auf einen Blick die Summe aller Einnahmen, Ausgaben und den daraus resultierenden Kontostand (Saldo) für den gewählten Zeitraum. 
 
 
 EÜR-Auswertung: Diese Box dröselt Ihre Finanzen für das Finanzamt auf. Hier sehen Sie exakt, wie hoch Ihre Netto-Einnahmen und -Ausgaben waren, wie viel Umsatzsteuer Sie eingenommen (oder abziehbar) haben und wie hoch Ihre voraussichtliche Zahllast an das Finanzamt ist. (Tipp: Sind Sie in den Firmen-Einstellungen als Kleinunternehmer nach § 19 UStG hinterlegt, berechnet das System hier automatisch 0 % Steuer und blendet einen entsprechenden Hinweis ein). 
 
 
 3. Neue Buchung erfassen 
 Um eine Ausgabe (z. B. Büromaterial) oder eine Einnahme zu verbuchen, klicken Sie oben rechts auf "Neue Buchung" . In der Eingabemaske haben Sie neben Datum, Typ (Einnahme/Ausgabe) und Betrag folgende intelligente Optionen: 
 
 
 Zahlungsart: Legen Sie fest, ob die Zahlung bar, per Banküberweisung, PayPal oder Stripe stattfand. 
 
 
 Leistung aus Katalog (Automatisierung): Wählen Sie einen Artikel aus Ihrem Katalog. Wenn es sich um eine Einnahme handelt, wird der Lagerbestand des Artikels automatisch um die eingegebene Menge reduziert. 
 
 
 Art der Ausgabe: Buchen Sie Geldtransite (z. B. "Umbuchung auf Rücklagen" oder "Privatentnahmen") direkt auf die richtigen Kategorien. 
 
 
 Dauerbuchung: Markieren Sie das Kästchen "Monatlich wiederholen", erstellt das System sofort 11 automatische Vorausbuchungen für die Folgemonate (ideal für Mieten oder Abos). 
 
 
 Beleg hochladen / verknüpfen: Laden Sie den Kassenbon hoch oder wählen Sie ein Dokument aus Ihrer bestehenden Dokumentenablage. 
 
 
 
 
 4. Die Buchungs-Tabelle 
 In der Tabelle im unteren Bereich sehen Sie alle erfassten Kontobewegungen des gewählten Monats. 
 
 
 Belege ansehen: Ist an einer Buchung ein Beleg angehängt, erscheint rechts ein blaues Datei-Symbol. Ein Klick darauf öffnet den Beleg direkt im CloudCRM Dokumenten-Viewer , ohne dass Sie die Datei herunterladen müssen. 
 
 
 Verknüpfte Rechnungen: Wenn das System eine Buchung automatisch aus einer geschriebenen Rechnung generiert hat, sehen Sie hier direkt die verknüpfte Rechnungsnummer. 
 
 
 Schnellaktion "Als bezahlt markieren": Ist eine verknüpfte Rechnung noch "Offen", können Sie diese mit einem einzigen Klick auf den Button "Als bezahlt" direkt aus dem Kassenbuch heraus auf erledigt setzen. 
 
 
 Storno: Fehlerhafte Buchungen können über das rote Storno-Symbol rückgängig gemacht werden. Sie werden dann in der Liste durchgestrichen und aus den Berechnungen der EÜR entfernt. 
 
 
 5. Exporte & Berichte für den Steuerberater 
 Oben rechts finden Sie alle wichtigen Werkzeuge für die Buchhaltung: 
 
 
 PDF-Berichte: Generieren Sie mit einem Klick strukturierte Tages-, Wochen- oder Monatsberichte im PDF-Format. Ideal für den Ausdruck oder das eigene Archiv. 
 
 
 DATEV Export: Ein Klick auf diesen Button erzeugt eine Excel-Datei, die exakt so formatiert ist, dass Ihr Steuerberater sie direkt in sein DATEV-System einlesen kann.

Kostenstellen & Kategorien (GuV)
Um nicht nur zu wissen, dass Sie Geld ausgegeben oder eingenommen haben, sondern auch wofür , bietet Ihnen das CloudCRM die Möglichkeit, mit Kostenstellen (GuV-Kategorien) zu arbeiten. Diese Kategorisierung ist die Grundlage für eine detaillierte betriebswirtschaftliche Auswertung. 
 1. Was sind Kostenstellen? 
 Kostenstellen gruppieren Ihre einzelnen Kassenbucheinträge in logische Blöcke. Typische Kostenstellen für Ausgaben sind beispielsweise "Büromaterial", "Reisekosten", "Software-Abos" oder "Miete". Auf der Einnahmenseite könnten dies "Dienstleistungen", "Warenverkauf" oder "Wartungsverträge" sein. 
 2. Buchungen einer Kategorie zuordnen 
 Die Zuordnung erfolgt direkt bei der Erstellung (oder Bearbeitung) eines Eintrags im Kassenbuch: 
 
 
 Klicken Sie auf "Neue Buchung" . 
 
 
 Wählen Sie zunächst den Typ aus (Einnahme oder Ausgabe). 
 
 
 Das System lädt daraufhin im Feld "GuV Kategorie (Optional)" automatisch die passenden Kostenstellen für den gewählten Typ. 
 
 
 Wählen Sie die entsprechende Kategorie aus dem Dropdown-Menü aus und speichern Sie die Buchung. 
 
 
 Das System verknüpft den Betrag nun automatisch mit dieser Kostenstelle. Diese Daten fließen in Echtzeit in Ihr GuV-Modul ein, sodass Sie sofort sehen können, in welchen Bereichen Ihre höchsten Kosten oder stärksten Einnahmen liegen.

Der EÜR-Bericht (Auswertung)
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist für viele kleine und mittlere Unternehmen das zentrale Instrument zur Gewinnermittlung für das Finanzamt. Das CloudCRM nimmt Ihnen die manuelle Rechenarbeit ab und erstellt diese Auswertung auf Knopfdruck. 
 
 1. Die vorläufige EÜR im Dashboard 
 Sobald Sie das Kassenbuch öffnen, berechnet das System im mittleren Bereich (unterhalb der Filter) automatisch die EÜR-Werte für den aktuell ausgewählten Zeitraum (Monat oder gesamtes Jahr). 
 Sie sehen hier auf einen Blick sechs essenzielle Kennzahlen: 
 
 
 Betriebseinnahmen & Betriebsausgaben (netto): Ihre reinen Umsätze und Kosten ohne Steuer. 
 
 
 Vereinnahmte USt. & Abziehbare Vorsteuer: Die Umsatzsteuer, die Sie eingenommen haben, gegenüber der Steuer, die Sie bei Ausgaben bezahlt haben. 
 
 
 Vorläufiger Überschuss: Ihr reiner Gewinn (Einnahmen abzüglich Ausgaben). 
 
 
 USt.-Zahllast: Der Betrag, den Sie (voraussichtlich) im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abführen müssen. 
 
 
 2. Den EÜR-Bericht (PDF) generieren 
 Für Ihre Unterlagen oder zur direkten Weitergabe an Behörden können Sie diese Auswertung als sauberes PDF-Dokument exportieren. 
 
 
 Stellen Sie sicher, dass in der Filterleiste oben der gewünschte Zeitraum (z. B. das komplette Vorjahr) ausgewählt ist. 
 
 
 Klicken Sie oben rechts in der Menüleiste auf den Button "EÜR-PDF" (oder auf "EÜR-Bericht öffnen" direkt neben dem Dashboard). 
 
 
 Das System generiert sofort ein professionelles PDF-Dokument, das alle Summen und die exakte Auflistung der relevanten Buchungen enthält.

GuV-Modul mit Steuer-Prognose
Die Gewinn- & Verlustrechnung (GuV) 
 Um die Liquidität und Rentabilität Ihres Unternehmens strategisch planen zu können, reicht ein einfacher Blick auf den reinen Kontostand oft nicht aus. Hier setzt das GuV-Modul (Gewinn- und Verlustrechnung) an. 
 Dieses Modul aggregiert alle Ihre Einnahmen und Ausgaben und erstellt Ihnen auf Knopfdruck eine klassische BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) nach dem sogenannten Gesamtkostenverfahren. 
 
 1. Filter & Übersicht 
 Beim Öffnen des Moduls sehen Sie standardmäßig die Auswertung für das aktuelle, laufende Jahr. 
 
 
 Zeitraum wählen: Über die Filtermaske oben können Sie gezielt vergangene Jahre oder spezifische Einzelmonate aufrufen. Ein Klick auf "Auswerten" aktualisiert alle Daten in Echtzeit. 
 
 
 Stornos ausgeklammert: Das System ist intelligent. Falls Sie im Kassenbuch versehentliche Doppelbuchungen storniert haben, werden diese Stornos hier automatisch ignoriert, um Ihr kaufmännisches Ergebnis nicht zu verfälschen. 
 
 
 2. Das Echtzeit-Dashboard (Die KPIs) 
 Anstatt bis zum Quartals- oder Jahresende auf die Auswertung Ihres Steuerberaters zu warten, zeigt Ihnen das KPI-Dashboard Ihre aktuelle Situation auf den Cent genau an: 
 
 
 Gesamtleistung: Die Summe all Ihrer betrieblichen Einnahmen. 
 
 
 Rohertrag: Was übrig bleibt, nachdem der direkte Material- oder Wareneinkauf abgezogen wurde. 
 
 
 EBITDA / EBIT: Ihr Betriebsergebnis vor und nach Abzug von Zinsen, Steuern und Abschreibungen (AfA). 
 
 
 Jahresergebnis: Ihr tatsächlicher, vorläufiger Gewinn (Grün) oder Verlust (Rot). 
 
 
 3. Der Steuer-Puffer (Die Prognose) 
 Eines der größten Risiken für die Liquidität sind unerwartete Steuernachzahlungen. CloudCRM analysiert Ihren laufenden Überschuss und berechnet anhand Ihrer hinterlegten Firmen-Rechtsform (z. B. GmbH oder Einzelunternehmen) eine intelligente Steuer-Prognose . 
 Das System zeigt Ihnen in der lila markierten Box exakt an, wie hoch Ihre "Steuer-Rücklage" aktuell sein sollte. Dies ist der Betrag, den Sie von Ihrem aktuellen Geschäftskonto gedanklich abziehen und für das Finanzamt (für Einkommen-, Gewerbe- oder Körperschaftsteuer) zurücklegen sollten, um keine bösen Überraschungen zu erleben. Unter der GuV-Staffel finden Sie dazu passend einen kompakten Steuer-Kalender mit den wichtigsten Vorauszahlungs-Terminen. 
 4. Die Warnung für Kleinunternehmer 
 Wenn Sie Ihr Unternehmen in den CloudCRM-Einstellungen als Kleinunternehmer (nach § 19 UStG) konfiguriert haben, aktiviert das GuV-Modul einen automatischen Warn-Mechanismus . Ein Fortschrittsbalken misst Ihre aktuellen Einnahmen gegen die gesetzliche 22.000 € Umsatzgrenze. Sobald Sie 90 % dieses Limits erreichen, färbt sich der Balken rot. So wissen Sie sofort, dass Sie im kommenden Jahr voraussichtlich in die Regelbesteuerung (Umsatzsteuerpflicht) wechseln werden. 
 5. PDF-Berichte & Archivierung 
 Über den Button "PDF Bericht" (oben rechts) öffnen Sie die komplette Auswertung in einem übersichtlichen, druckfertigen A4-Dokument im integrierten Viewer. 
 
 
 
 Sie können das PDF von hier aus direkt herunterladen oder ausdrucken. 
 
 
 Im Archiv ablegen: Ein Klick auf diesen grünen Button speichert die erzeugte PDF-Auswertung dauerhaft und rechtssicher in Ihrem eigenen CloudCRM Dokumenten-Archiv (Ordner: Auswertung ). 
 
 
 
 Wichtiger Hinweis zur Auswertung: Alle Berechnungen und Prognosen basieren ausschließlich auf den Ein- und Ausgaben, die Sie im CloudCRM (Kassenbuch) erfasst haben. Werden Belege vergessen oder falsch verbucht, weicht das Ergebnis ab. Diese Übersicht dient als kaufmännische Orientierungshilfe für Ihre interne Liquiditätsplanung und ersetzt keine verbindliche Prüfung oder den Jahresabschluss durch Ihren Steuerberater.