Interessent anlegen und verwalten
Mit der Interessenverwaltung können Sie neue Anfragen, Leads und potenzielle Kunden in CloudCRM erfassen, strukturieren und weiterbearbeiten. Interessenten sind Kontakte, die noch keine Kunden sind, aber bereits Interesse an Ihren Leistungen oder Produkten gezeigt haben.
Die Funktion hilft dabei, Anfragen nicht zu verlieren und den aktuellen Bearbeitungsstand übersichtlich nachzuverfolgen.
Interessenverwaltung öffnen
Die Übersicht der Interessenten finden Sie im Bereich Interessenten.
Dort werden alle vorhandenen Interessenten Ihrer Firma angezeigt. Die Liste enthält unter anderem:
- Interessenten-Nummer
- Unternehmen oder Name
- Kontaktinformationen
- Status
- verfügbare Aktionen
Über die Schaltfläche Neuer Interessent können Sie einen neuen Interessenten anlegen, sofern Sie die entsprechende Berechtigung besitzen.
Interessenten suchen
In der Übersicht können Sie gezielt nach Interessenten suchen.
Die Suche berücksichtigt unter anderem:
- Interessenten-Nummer
- Firma
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Mobilnummer
- Ort
Geben Sie dafür einfach den gewünschten Suchbegriff in das Suchfeld ein und klicken Sie auf Suchen.
Nach Status filtern
Zusätzlich zur Suche können Interessenten nach Status gefiltert werden. Dadurch lassen sich bestimmte Interessenten schneller finden, zum Beispiel neue Anfragen oder bereits bearbeitete Kontakte.
Wählen Sie dazu den gewünschten Status im Filterfeld aus. Die Liste wird anschließend entsprechend eingeschränkt.
Neuen Interessenten anlegen
Um einen neuen Interessenten anzulegen, klicken Sie in der Übersicht auf Neuer Interessent.
Das Formular ist in mehrere Bereiche aufgeteilt:
Kategorisierung
Im Bereich Kategorisierung legen Sie grundlegende Informationen zum Interessenten fest.
Hier können Sie auswählen:
- Typ
- Status
- Quelle
Beim Typ können Sie zwischen Unternehmen und Privatperson wählen.
Wenn Sie Unternehmen auswählen, kann zusätzlich eine Firma eingetragen werden. Wenn Sie Privatperson auswählen, wird das Feld für die Firma ausgeblendet.
Die Interessenten-Nummer wird automatisch vom System vergeben und muss nicht manuell eingetragen werden.
Status festlegen
Über den Status können Sie den aktuellen Bearbeitungsstand des Interessenten dokumentieren.
Typische Status sind zum Beispiel:
- Neu
- Kontaktiert
- In Bearbeitung
- Angebot erstellt
- Gewonnen
- Verloren
Der Status hilft dabei, offene Anfragen besser zu organisieren und den Fortschritt nachvollziehbar zu machen.
Quelle eintragen
Im Feld Quelle können Sie erfassen, woher der Interessent stammt.
Beispiele für Quellen sind:
- Telefon
- Kontaktformular
- Ticket
- Empfehlung
- Messe
- Persönlicher Kontakt
Diese Information kann später hilfreich sein, um nachzuvollziehen, über welche Kanäle neue Anfragen eingehen.
Stammdaten erfassen
Im Bereich Stammdaten erfassen Sie die wichtigsten Informationen zum Interessenten.
Dazu gehören:
- Firma
- Vorname
- Nachname
Bei Unternehmen kann zusätzlich der Firmenname eingetragen werden. Bei Privatpersonen reichen in der Regel Vorname und Nachname aus.
Kontakt und Anschrift erfassen
Im Bereich Kontakt & Anschrift können weitere Kontaktdaten hinterlegt werden.
Dazu gehören:
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Mobilnummer
- Website
- Straße
- PLZ
- Ort
Diese Angaben erleichtern die spätere Kontaktaufnahme und helfen dabei, den Interessenten vollständig zu dokumentieren.
Interne Notiz hinzufügen
Im Bereich Notizen können interne Hinweise zum Interessenten gespeichert werden.
Hier können Sie zum Beispiel festhalten:
- worum es bei der Anfrage geht
- welche Leistung interessant ist
- wann ein Rückruf erfolgen soll
- welche Besonderheiten zu beachten sind
- welche nächsten Schritte geplant sind
Interne Notizen dienen der besseren Nachverfolgung und sind besonders hilfreich, wenn mehrere Personen mit Interessenten arbeiten.
Interessent speichern
Nachdem alle relevanten Angaben eingetragen wurden, klicken Sie auf Interessent speichern.
Der Interessent wird anschließend angelegt und automatisch in der Detailansicht geöffnet.
Mit Abbrechen gelangen Sie zurück zur Übersicht, ohne einen neuen Interessenten zu speichern.
Interessent öffnen oder bearbeiten
In der Übersicht können bestehende Interessenten über die Aktionsschaltflächen geöffnet werden.
Je nach Berechtigung stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:
- Details anzeigen
- Interessent bearbeiten
In der Detailansicht können Sie die gespeicherten Informationen einsehen. Wenn Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen, können Sie den Interessenten zusätzlich bearbeiten.
Berechtigungen
Der Zugriff auf die Interessenverwaltung ist abhängig von Ihren Benutzerrechten.
Mögliche Berechtigungen sind zum Beispiel:
- Interessenten sehen
- Interessenten anlegen
- Interessenten bearbeiten
Wenn Ihnen eine Funktion nicht angezeigt wird, verfügen Sie möglicherweise nicht über die erforderliche Berechtigung. Wenden Sie sich in diesem Fall an den zuständigen Verwalter Ihrer Firma.
Vorteil der Interessenverwaltung
Die Interessenverwaltung sorgt dafür, dass neue Anfragen strukturiert erfasst und weiterverfolgt werden können.
Dadurch behalten Sie besser im Blick:
- welche Anfragen neu eingegangen sind
- welche Kontakte bereits bearbeitet wurden
- welche Interessenten noch offen sind
- aus welchen Quellen Anfragen kommen
- welche nächsten Schritte geplant sind
So unterstützt CloudCRM Sie dabei, aus Anfragen strukturierte Vorgänge und später bei Bedarf Kunden zu machen.