# Leistungskatalog Hier verwalten Sie Ihr gesamtes Portfolio an Produkten und Dienstleistungen zentral an einem Ort. Speichern Sie wiederkehrende Leistungen mit Standardpreisen ab und fügen Sie diese später mit nur einem Klick in Ihre Rechnungen ein. Das spart wertvolle Zeit im Arbeitsalltag, vermeidet Tippfehler und sorgt für einheitliche Abrechnungen. # Service- & Leistungsverwaltung (Warenkatalog) In diesem Modul verwalten Sie Ihr gesamtes Portfolio an Dienstleistungen, physischen Produkten und wiederkehrenden Abonnements. Das System ist in drei zentrale Bereiche (Tabs) unterteilt, um eine saubere Trennung zwischen Ihrem allgemeinen Angebot und den spezifischen Kundenverträgen zu gewährleisten. #### 1. Eigener Katalog (Ihre Stammdaten) Der Tab **"Eigener Katalog"** ist Ihr Master-Verzeichnis. Hier legen Sie alle Produkte und Dienstleistungen an, die Sie grundsätzlich anbieten. Diese Einträge dienen als Vorlagen. [![Katalog.png](https://helpcrm.dwoberland.de/uploads/images/gallery/2026-05/scaled-1680-/QqVwxh1vohc6bhcN-katalog.png)](https://helpcrm.dwoberland.de/uploads/images/gallery/2026-05/QqVwxh1vohc6bhcN-katalog.png) Klicken Sie auf **„Neue Katalog-Leistung“**, um einen Eintrag zu erstellen. Sie haben dabei folgende Einstellungsmöglichkeiten: - **Art des Eintrags:** \* *Dienstleistung:* Für Services, Beratung oder digitale Güter (ohne Lagerbestand). - *Ware / Artikel:* Für physische Produkte. Wenn Sie diese Option wählen, erscheinen zusätzliche Felder für den aktuellen **Lagerbestand** und den **Meldebestand**. - **Meldebestand (Low Stock Alert):** Fällt der Lagerbestand eines Artikels auf oder unter diesen Wert, warnt Sie das System automatisch durch eine gelbe Hinweisbox auf dem Dashboard und in der Katalog-Übersicht. - **Abrechnungstyp:** Wählen Sie *Einmalig* für reguläre Verkäufe oder *Abo / Monatlich* für wiederkehrende Leistungen (z. B. Hosting-Gebühren, Wartungsverträge). - **Preise & Steuern:** Geben Sie den Netto- oder Bruttopreis ein – das System rechnet automatisch um. Sie können auch einen internen Einkaufspreis zur späteren Margen-Berechnung hinterlegen. - **Produktbild:** Laden Sie ein Bild hoch, um Ihren Katalog übersichtlicher zu gestalten. #### 2. Kunden-Zuweisung & Abonnements Damit Sie wissen, welcher Kunde welche Leistungen bezieht (und zu welchen individuellen Konditionen), müssen Sie die Leistungen aus dem Katalog dem Kunden zuweisen. 1. Wechseln Sie in den Tab **"Kunden-Zuweisung"**. 2. Wählen Sie im linken Dropdown den gewünschten **Kunden** aus. 3. Wählen Sie im rechten Dropdown die **Leistung aus dem Katalog** und klicken Sie auf **Zuweisen**. Das System erstellt nun eine **Kopie** der Leistung speziell für diesen Kunden. - **Abos (Recurring Billing):** Handelt es sich um eine Abo-Leistung, wird direkt das Wiederholungs-Profil (z. B. monatlich) aktiviert. Sie können in der Kundenleistung über das Stift-Symbol den genauen Rhythmus, das Datum der nächsten Rechnung und den *Auto-Versand* steuern. - **Sammelabrechnung:** Sie können in der Liste des Kunden mehrere Einmalleistungen über die Checkboxen markieren. Es erscheint ein blauer Button **"Jetzt abrechnen"**, der alle markierten Positionen sofort in eine neue, fertige ZUGFeRD-Rechnung übernimmt. #### 3. Lager-Logbuch (Bestandsverfolgung) Das CloudCRM verfolgt die Bestände Ihrer physischen Waren vollautomatisch und lückenlos. Im Tab **"Lager-Logbuch"**sehen Sie jede einzelne Bestandsveränderung. [![Logbuch.png](https://helpcrm.dwoberland.de/uploads/images/gallery/2026-05/scaled-1680-/3y8vxxX91Gh9pe2Q-logbuch.png)](https://helpcrm.dwoberland.de/uploads/images/gallery/2026-05/3y8vxxX91Gh9pe2Q-logbuch.png) - **Automatische Buchungen:** Sobald Sie aus einem Angebot einen verbindlichen Auftrag generieren (oder eine Entwurfs-Rechnung freigeben), zieht das System die entsprechenden Artikel automatisch vom Lagerbestand ab. Wird ein Auftrag storniert, wandert die Ware automatisch ins Lager zurück. - **Manuelle Korrekturen:** Wenn Sie im Katalog den Lagerbestand eines Artikels manuell ändern (z. B. nach einer Inventur oder einem Wareneingang), wird dies ebenfalls mit Datum, Uhrzeit und dem Namen des jeweiligen Mitarbeiters als "Manuelle Bestandskorrektur" im Logbuch rechtssicher dokumentiert. # Dienstleistung oder Ware anlegen Um neue Leistungen oder Produkte in Ihren Katalog aufzunehmen, klicken Sie im Modul **Service- & Leistungsverwaltung** oben rechts auf die Schaltfläche **„Neue Katalog-Leistung“**. Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie alle Details festlegen können. #### 1. Stammdaten festlegen Beginnen Sie mit den grundlegenden Informationen, die später auch auf Ihren Angeboten und Rechnungen erscheinen: [![Leistung_erstellen.png](https://helpcrm.dwoberland.de/uploads/images/gallery/2026-05/scaled-1680-/qbg1e0LGErhyddmx-leistung-erstellen.png)](https://helpcrm.dwoberland.de/uploads/images/gallery/2026-05/qbg1e0LGErhyddmx-leistung-erstellen.png) - **Bezeichnung:** Der Name der Leistung oder des Produkts (z. B. *"IT-Beratung"* oder *"WLAN-Router Modell X"*). - **Artikelnummer (SKU):** Eine optionale, eindeutige Nummer zur internen Identifizierung. - **Kategorie:** Gruppieren Sie Ihre Einträge (z. B. *"Hardware"*, *"Beratung"*, *"Software"*), um den Katalog übersichtlich zu halten. - **Standard-Einheit:** Legen Sie fest, wie abgerechnet wird (z. B. *"Stk"*, *"Std"*, *"Paush."*, *"Monat"*). #### 2. Unterscheidung: Dienstleistung vs. Ware Über das Feld **„Art des Eintrags“** steuern Sie die Logik im Hintergrund: - **Dienstleistung:** Wählen Sie dies für alle immateriellen Leistungen. Es wird kein Lagerbestand geführt. - **Ware / Artikel:** Wählen Sie dies für physische Produkte. Sobald Sie diese Option aktivieren, erscheinen zusätzliche Felder für die Lagerverwaltung: - **Lagerbestand:** Der aktuelle physische Bestand in Ihrem Lager. - **Meldebestand:** Legen Sie fest, ab welcher Menge das System Sie warnen soll. Fällt der Bestand auf diesen Wert, erscheint ein Hinweis auf Ihrem Dashboard. - **Einkaufspreis:** Hinterlegen Sie Ihren Netto-Einkaufspreis zur internen Kalkulation. #### 3. Kalkulation, Preise & Steuern Geben Sie entweder den **Netto-** oder den **Bruttopreis** ein. Das CloudCRM rechnet den jeweils anderen Wert basierend auf dem gewählten **Steuersatz** (z. B. 19 % oder 7 %) automatisch um. *Hinweis: Wenn Ihr Unternehmen als Kleinunternehmer konfiguriert ist, wird die Umsatzsteuer automatisch mit 0 % berechnet.* #### 4. Abrechnungsmodell (Einmalig vs. Abo) Hier entscheiden Sie, wie die Leistung fakturiert wird: - **Einmalig:** Die Leistung wird einmalig berechnet (z. B. ein Verkauf oder eine Reparatur). - **Abo / Monatlich (Recurring):** Nutzen Sie dies für wiederkehrende Umsätze. - **Rhythmus:** Legen Sie fest, in welchen Intervallen (Wochen, Monate, Jahre) abgerechnet wird. - **Nächste Rechnung:** Bestimmen Sie das Startdatum für den ersten automatischen Rechnungslauf. - **Auto-Versand:** Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn das System die Rechnung zum Stichtag vollautomatisch generieren und direkt per E-Mail an den Kunden senden soll. #### 5. Visuelle Darstellung & Beschreibung - **Interne Beschreibung:** Hier können Sie Notizen hinterlegen, die nur für Ihr Team sichtbar sind (nicht für den Kunden). - **Produktbild:** Laden Sie ein Bild hoch (max. 5 MB), damit Ihre Mitarbeiter im Katalog oder bei der Kunden-Zuweisung die Artikel schneller visuell identifizieren können. Klicken Sie abschließend auf **„Speichern“**. Der Eintrag ist nun sofort in Ihrem Katalog verfügbar und kann Kunden zugewiesen oder in Angeboten und Rechnungen verwendet werden. # Leistungen kundenindividuell zuweisen & abrechnen Während der *Eigene Katalog* deine Standard-Preisliste ist, dient der Tab **Kunden-Zuweisung** dazu, konkrete Leistungen fest in die "Akte" eines Mandanten zu buchen. In deinem Screenshot siehst du das am Beispiel von „Bäckerei Huber“. #### 1. Eine Leistung aus dem Katalog buchen Um einem Kunden eine Dienstleistung zuzuordnen: - Wähle im Dropdown **Kunde wählen** den gewünschten Mandanten aus. - Suche im Feld **Leistung aus Katalog zuweisen** nach der entsprechenden Vorlage (z. B. "Anfahrt"). - Klicke auf den Button **Zuweisen**. Die Leistung erscheint nun dauerhaft in der Liste des Kunden. #### 2. Der Abrechnungs-Workflow (Multi-Select) Das CloudCRM erlaubt es dir, mehrere erbrachte Leistungen gesammelt in eine Rechnung zu überführen. Das spart Zeit und sorgt für Übersichtlichkeit beim Kunden. 1. **Auswahl:** Setze in der Liste der Kunden-Leistungen ein Häkchen bei allen Positionen, die du jetzt abrechnen möchtest (z. B. Anfahrt, Beratungsgespräch und Serviceleistung). 2. **Bestätigung:** Sobald du Leistungen markierst, erscheint der blaue Aktionsbalken mit der Anzeige: **"X Leistungen für Rechnung markiert"**. 3. **Rechnung erstellen:** Klicke auf den Button **"Jetzt abrechnen"**. **Was passiert dann?** Das System springt automatisch in den Rechnungs-Editor. Alle markierten Leistungen inklusive der hinterlegten Preise werden dort sofort als einzelne Positionen eingetragen. Du musst nur noch das Fälligkeitsdatum prüfen und auf "Speichern" klicken. [![Abrechnung.png](https://helpcrm.dwoberland.de/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/Ccrl5o3yp2ibSqC2-abrechnung.png)](https://helpcrm.dwoberland.de/uploads/images/gallery/2026-04/Ccrl5o3yp2ibSqC2-abrechnung.png)

**Die Liste mit den angezeigten Kundendaten ist zu Test- und Dokumentationszwecken frei erfunden.**