Service- & Leistungsverwaltung (Warenkatalog)

In diesem Modul verwalten Sie Ihr gesamtes Portfolio an Dienstleistungen, physischen Produkten und wiederkehrenden Abonnements. Das System ist in drei zentrale Bereiche (Tabs) unterteilt, um eine saubere Trennung zwischen Ihrem allgemeinen Angebot und den spezifischen Kundenverträgen zu gewährleisten.

1. Eigener Katalog (Ihre Stammdaten)

Der Tab "Eigener Katalog" ist Ihr Master-Verzeichnis. Hier legen Sie alle Produkte und Dienstleistungen an, die Sie grundsätzlich anbieten. Diese Einträge dienen als Vorlagen.

Klicken Sie auf „Neue Katalog-Leistung“, um einen Eintrag zu erstellen. Sie haben dabei folgende Einstellungsmöglichkeiten:

• Art des Eintrags: * Dienstleistung: Für Services, Beratung oder digitale Güter (ohne Lagerbestand).

  • Ware / Artikel: Für physische Produkte. Wenn Sie diese Option wählen, erscheinen zusätzliche Felder für den aktuellen Lagerbestand und den Meldebestand.

• Meldebestand (Low Stock Alert): Fällt der Lagerbestand eines Artikels auf oder unter diesen Wert, warnt Sie das System automatisch durch eine gelbe Hinweisbox auf dem Dashboard und in der Katalog-Übersicht.

• Abrechnungstyp: Wählen Sie Einmalig für reguläre Verkäufe oder Abo / Monatlich für wiederkehrende Leistungen (z. B. Hosting-Gebühren, Wartungsverträge).

• Preise & Steuern: Geben Sie den Netto- oder Bruttopreis ein – das System rechnet automatisch um. Sie können auch einen internen Einkaufspreis zur späteren Margen-Berechnung hinterlegen.

• Produktbild: Laden Sie ein Bild hoch, um Ihren Katalog übersichtlicher zu gestalten.

2. Kunden-Zuweisung & Abonnements

Damit Sie wissen, welcher Kunde welche Leistungen bezieht (und zu welchen individuellen Konditionen), müssen Sie die Leistungen aus dem Katalog dem Kunden zuweisen.

1. Wechseln Sie in den Tab "Kunden-Zuweisung".

2. Wählen Sie im linken Dropdown den gewünschten Kunden aus.

3. Wählen Sie im rechten Dropdown die Leistung aus dem Katalog und klicken Sie auf Zuweisen.

Das System erstellt nun eine Kopie der Leistung speziell für diesen Kunden.

• Abos (Recurring Billing): Handelt es sich um eine Abo-Leistung, wird direkt das Wiederholungs-Profil (z. B. monatlich) aktiviert. Sie können in der Kundenleistung über das Stift-Symbol den genauen Rhythmus, das Datum der nächsten Rechnung und den Auto-Versand steuern.

• Sammelabrechnung: Sie können in der Liste des Kunden mehrere Einmalleistungen über die Checkboxen markieren. Es erscheint ein blauer Button "Jetzt abrechnen", der alle markierten Positionen sofort in eine neue, fertige ZUGFeRD-Rechnung übernimmt.

3. Lager-Logbuch (Bestandsverfolgung)

Das CloudCRM verfolgt die Bestände Ihrer physischen Waren vollautomatisch und lückenlos. Im Tab "Lager-Logbuch"sehen Sie jede einzelne Bestandsveränderung.

• Automatische Buchungen: Sobald Sie aus einem Angebot einen verbindlichen Auftrag generieren (oder eine Entwurfs-Rechnung freigeben), zieht das System die entsprechenden Artikel automatisch vom Lagerbestand ab. Wird ein Auftrag storniert, wandert die Ware automatisch ins Lager zurück.

• Manuelle Korrekturen: Wenn Sie im Katalog den Lagerbestand eines Artikels manuell ändern (z. B. nach einer Inventur oder einem Wareneingang), wird dies ebenfalls mit Datum, Uhrzeit und dem Namen des jeweiligen Mitarbeiters als "Manuelle Bestandskorrektur" im Logbuch rechtssicher dokumentiert.