Mein Profil verwenden Im Bereich  Mein Profil verwalten Sie Ihre persönlichen Benutzerdaten, Ihre Login-Daten und wichtige Einstellungen zu Ihrem Firmen-Account. Zusätzlich sehen Sie dort Informationen zum gebuchten Paket, zum Firmenspeicher, zu DigitInvoice und zur Verfahrensdokumentation. Der Profilbereich ist in mehrere Abschnitte aufgeteilt und zeigt nur Funktionen an, für die Sie berechtigt sind. Profil öffnen Den Profilbereich finden Sie über MEIN NAME z.B Max  Muster oben rechts im Kopfbereich. Dort sehen Sie unter anderem: Account-Status Login-E-Mail zugehörige Firma gebuchtes Paket Speicherplatz der Firma DigitInvoice-Status Passwort ändern persönliche Daten Vertragsstatus Verfahrensdokumentation Account-Status Im Bereich Account-Status sehen Sie grundlegende Informationen zu Ihrem Benutzerkonto und Ihrer Firma. Dazu gehören: Login-E-Mail zugehörige Firma Firmen-ID gebuchtes Paket Speicherplatz der Firma aktueller Account-Status Wenn der Account aktiv ist, wird dies entsprechend angezeigt. Login-E-Mail Die Login-E-Mail ist die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei CloudCRM anmelden. Diese E-Mail-Adresse kann im Bereich Persönliche Daten geändert werden. Wichtig: Die neue E-Mail-Adresse darf nicht bereits von einem anderen Benutzer verwendet werden. Zugehörige Firma Im Profil sehen Sie, welcher Firma Ihr Benutzerkonto zugeordnet ist. Zusätzlich wird die Firmen-ID angezeigt. Diese kann bei Supportanfragen hilfreich sein, damit Ihr Firmenkonto eindeutig zugeordnet werden kann. Gebuchtes Paket anzeigen Im Bereich Gebuchtes Paket sehen Sie, welches CloudCRM-Paket für Ihre Firma aktiv ist. Durch Klick auf das Paket öffnet sich eine Detailansicht. Dort werden unter anderem angezeigt: aktiver Leistungsumfang enthaltene Module freigeschaltete Funktionen verfügbare Nutzer Firmenspeicher aktive Zusatzoptionen Paketdetails In den Paketdetails sehen Sie, welche Funktionen in Ihrem Paket enthalten sind. Die Funktionen sind nach Bereichen gruppiert, zum Beispiel: CloudCRM Basisfunktionen Kunden und Kontakte Angebote und Aufträge Rechnungen Steuerberater und Finanzen Leistungen und Produkte Support und Tickets Organisation und Team Je nach gebuchtem Paket können die angezeigten Funktionen unterschiedlich sein. Zusatzoptionen Wenn für Ihre Firma zusätzliche Optionen gebucht wurden, werden diese ebenfalls in der Paketübersicht angezeigt. Das können zum Beispiel sein: zusätzliche Benutzer erweiterter Speicherplatz weitere Zusatzleistungen So sehen Sie direkt, welche Erweiterungen aktiv sind. Speicherplatz der Firma Im Profil wird der Speicherplatz der gesamten Firma angezeigt. Der Speicherplatz gilt für das gesamte Team und nicht nur für Ihren eigenen Benutzer. Angezeigt werden: belegter Speicher verfügbarer Firmenspeicher prozentuale Auslastung Durch Klick auf die Speicheranzeige können weitere Details eingeblendet werden. Wenn der Speicher fast voll ist, wird dies farblich hervorgehoben. Persönliche Daten bearbeiten Im Bereich Persönliche Daten können Sie Ihre eigenen Kontaktdaten verwalten. Bearbeitet werden können zum Beispiel: E-Mail-Adresse Telefon Mobilnummer Straße PLZ Ort Geburtsdatum Vorname und Nachname werden angezeigt, sind aber in dieser Ansicht nicht bearbeitbar. Nach dem Ändern klicken Sie auf Daten speichern . E-Mail-Adresse ändern Wenn Sie Ihre Login-E-Mail ändern, prüft CloudCRM, ob die neue Adresse gültig ist und noch nicht von einem anderen Benutzer verwendet wird. Wenn die Adresse bereits vergeben ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Nach erfolgreicher Änderung wird die neue E-Mail-Adresse für den Login verwendet. Passwort ändern Im Bereich Passwort Sicherheit können Sie Ihr Passwort ändern. Dafür müssen Sie eingeben: aktuelles Passwort neues Passwort Wiederholung des neuen Passworts Das neue Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein. Wenn das aktuelle Passwort falsch ist oder die neuen Passwörter nicht übereinstimmen, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Nach erfolgreicher Änderung können Sie sich künftig mit dem neuen Passwort anmelden. DigitInvoice im Profil Wenn Ihre Firma ein geeignetes Paket nutzt und Sie der Hauptnutzer der Firma sind, können Sie im Profil DigitInvoice verwalten. DigitInvoice ist der E-Rechnungsempfang von CloudCRM. Eingehende Rechnungen und E-Rechnungen können an eine spezielle Empfangsadresse gesendet werden und landen anschließend in der Dokumentenverwaltung. Im Profil sehen Sie, ob DigitInvoice aktiv oder deaktiviert ist. DigitInvoice aktivieren oder deaktivieren DigitInvoice kann über Schnellaktionen aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn DigitInvoice aktiv ist, wird die zugewiesene Empfangsadresse angezeigt. Diese Adresse besteht aus einem firmenbezogenen Präfix und der hinterlegten DigitInvoice-Domain. Beispiel: firma-123@digitinvoice.de Die genaue Adresse kann je nach Systemkonfiguration abweichen. DigitInvoice verwalten Über Verwalten öffnen Sie die DigitInvoice-Einstellungen. Dort können Sie den E-Rechnungsempfang aktivieren oder deaktivieren. Das zugewiesene Postfach ist fest mit Ihrer Firma verbunden und kann in dieser Ansicht nicht frei geändert werden. Hinweis: Änderungen können einige Minuten benötigen, bis sie vom Server vollständig übernommen wurden. Vertrag kündigen Wenn Sie Hauptnutzer der Firma sind, kann im Profil die Möglichkeit zur Vertragskündigung angezeigt werden. Über Kündigung durchführen können Sie die Kündigung des Firmen-Accounts einleiten. Dabei kann optional ein Kündigungsgrund angegeben werden. Nach Bestätigung wird die Kündigung im System hinterlegt. Das Vertragsende wird automatisch anhand des aktuellen Abrechnungszeitraums berechnet. Der Account bleibt bis zum Laufzeitende nutzbar. Kündigung zurücknehmen Wenn bereits eine Kündigung hinterlegt wurde, wird das Kündigungsdatum im Profil angezeigt. Solange die Funktion verfügbar ist, kann die Kündigung über Kündigung zurücknehmen widerrufen werden. Nach erfolgreicher Rücknahme wird der Firmen-Account wieder regulär aktiv geführt. Verfahrensdokumentation Im Bereich Verfahrensdokumentation können Sie die CloudCRM-Verfahrensdokumentation öffnen. Die Verfahrensdokumentation beschreibt Prozesse und Systeme der CloudCRM-Lösung und dient als Nachweis für eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung. Über Dokumentation ansehen wird die Dokumentation in einer Vorschau geöffnet. Dort stehen je nach Ansicht folgende Aktionen zur Verfügung: ansehen drucken herunterladen Meldungen und Hinweise Nach Änderungen zeigt CloudCRM eine Erfolgsmeldung oder Fehlermeldung an. Erfolgsmeldungen erscheinen zum Beispiel nach: gespeicherten Profildaten geändertem Passwort aktivierter oder deaktivierter DigitInvoice-Funktion hinterlegter Kündigung zurückgenommener Kündigung Fehlermeldungen erscheinen zum Beispiel bei: ungültiger E-Mail-Adresse bereits verwendeter E-Mail-Adresse falschem aktuellen Passwort fehlender Berechtigung ungültigem Sicherheitstoken fehlerhafter DigitInvoice-Konfiguration Berechtigungen Welche Bereiche im Profil sichtbar sind, hängt von Ihrer Rolle und Ihren Berechtigungen ab. Einige Funktionen stehen nur bestimmten Benutzern zur Verfügung. Dazu gehören zum Beispiel: DigitInvoice verwalten Vertrag kündigen Kündigung zurücknehmen bestimmte Firmeneinstellungen ändern Wenn Ihnen eine Funktion nicht angezeigt wird, verfügen Sie möglicherweise nicht über die erforderliche Berechtigung oder sind nicht der Hauptnutzer der Firma. Sicherheit und Protokollierung Wichtige Änderungen im Profil werden protokolliert. Dazu gehören zum Beispiel: Änderung persönlicher Daten Passwortänderung Änderung des DigitInvoice-Status Kündigung des Vertrags Rücknahme einer Kündigung Diese Protokollierung dient der Nachvollziehbarkeit und Sicherheit. Typischer Ablauf im Profil Typische Aktionen im Profil sind: Profil öffnen Account-Status prüfen Paket und Speicherplatz ansehen persönliche Daten aktualisieren Passwort ändern DigitInvoice verwalten Verfahrensdokumentation öffnen bei Bedarf Vertragsstatus prüfen Vorteile des Profilbereichs Der Profilbereich bündelt wichtige Einstellungen und Informationen an einer zentralen Stelle. Er hilft Ihnen dabei: persönliche Daten aktuell zu halten Login-Daten zu verwalten das eigene Paket einzusehen Speicherplatz zu kontrollieren DigitInvoice zu aktivieren oder zu deaktivieren Vertragsinformationen zu prüfen die Verfahrensdokumentation aufzurufen So behalten Sie persönliche Einstellungen, Firmeninformationen und wichtige Verwaltungsfunktionen in CloudCRM übersichtlich im Blick.