Rechnungswesen

• Rechnungsübersicht
• Neue Rechnung erstellen
• Die Rechnungs-Detailansicht (Verwaltung & Storno)
• Mahnwesen & Mahnverlauf
• Storno & Gutschriften erstellen
• Teil-Gutschriften bei neuer Rechnungsausstellung

Rechnungsübersicht

Unter dem Menüpunkt Rechnungen finden Sie die komplette Übersicht all Ihrer erstellten Belege, von Entwürfen bis hin zu stornierten Rechnungen oder Gutschriften. Diese Seite ist Ihr zentrales Cockpit, um Zahlungseingänge und ausstehende Forderungen zu kontrollieren.

Hinweis: Um diese Ansicht aufrufen zu können, benötigen Sie die Berechtigung „Rechnungen anzeigen“ in Ihrem Mitarbeiterprofil.

1. Die Schnell-Statistiken (Quick Stats)

Direkt im oberen Bereich sehen Sie drei hervorgehobene Informationskarten. Diese berechnen sich in Echtzeit aus Ihren aktuellen Rechnungsdaten:

• Offene Rechnungen (Blau): Die absolute Anzahl der Rechnungen, die aktuell den Status "Offen", "Überfällig" oder "Mahnung" haben.

• Offener Betrag (Grün): Die Summe der Forderungen, die Sie noch von Ihren Kunden zu bekommen haben.

• Überfällig (Rot): Sobald ein Kunde das Zahlungsziel überschritten hat (und die Rechnung nicht als "bezahlt" markiert wurde), wandert der Beleg in diese Alarm-Box. So sehen Sie sofort, wo Handlungsbedarf besteht.

2. Suchen & Filtern

Wie in der Kundenliste können Sie auch hier blitzschnell nach bestimmten Rechnungen suchen, ohne die Seite neu laden zu müssen:

• Suchleiste: Geben Sie einfach die Rechnungsnummer (Beleg-Nr.) oder den Namen des Empfängers ein. Das System zeigt Ihnen sofort die passenden Ergebnisse an.

• Status-Filter: Mit dem Dropdown-Menü können Sie die Tabelle nach einem bestimmten Rechnungs-Status filtern. Die wichtigsten Status sind:

  • Offen: Die Rechnung wurde verschickt, aber das Zahlungsziel ist noch nicht erreicht.

  • Bezahlt: Die Rechnung ist vollständig beglichen.

  • Überfällig / Mahnung (1-3): Das Zahlungsziel wurde überschritten. Hinweis: Mahnungen werden farblich zunehmend rot hervorgehoben.

  • Storniert / Gutgeschrieben: Die Rechnung wurde fehlerhaft erstellt und storniert, oder es wurde eine Gutschrift an den Kunden ausgestellt.

3. Die Rechnungs-Tabelle

In der Tabelle selbst finden Sie alle wichtigen Informationen auf einen Blick: Die Rechnungsnummer, den Empfänger, das Ausstellungsdatum, den Gesamtbetrag sowie den aktuellen Status (farblich markiert).

Über die Spalte Aktion ganz rechts gelangen Sie durch einen Klick direkt in die Detailansicht des jeweiligen Belegs, um beispielsweise Zahlungseingänge zu verbuchen, eine Mahnung zu starten oder die PDF-Rechnung herunterzuladen.

Neue Rechnung erstellen

Mit CloudCRM erstellen Sie in wenigen Sekunden professionelle und GoBD-konforme Rechnungen. Alle Rechnungen werden dabei automatisch so generiert, dass sie den modernen Anforderungen (wie z. B. GiroCode für schnelle Überweisungen und dem ZUGFeRD-Standard für E-Rechnungen) entsprechen.

Klicken Sie in der Rechnungsübersicht oben rechts auf den blauen Button "Neue Rechnung", um die Eingabemaske zu öffnen.

1. Empfänger auswählen

Wählen Sie im Dropdown-Menü Empfänger den Kunden aus, dem Sie die Rechnung stellen möchten. Das System verknüpft die Rechnung sofort mit dem entsprechenden Kunden-Datensatz in Ihrem CRM.

Die Rechnungsnummer (z. B. RE-2026-001) wird vom System automatisch und fortlaufend vergeben. Dieses Feld können Sie nicht manuell überschreiben, um gesetzlichen Lücken in der Rechnungsfolge vorzubeugen.

2. Der E-Rechnungs Pre-Check

Sobald Sie einen Kunden ausgewählt haben, prüft das System im Hintergrund (in der rechten Seitenleiste unter „E-Rechnungs Pre-Check“), ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben für diesen Kunden vorliegen.

• Grüner Haken: Alles ist in Ordnung ("Bereit für XRechnung").

• Rote Warnung: Fehlt in den Stammdaten des Kunden beispielsweise die PLZ oder die Straße, warnt Sie das System sofort. Der Button zum Speichern der Rechnung wird zur Sicherheit blockiert, bis Sie die Stammdaten des Kunden vervollständigt haben.

3. Positionen hinzufügen

Im Hauptbereich der Seite bauen Sie Ihre eigentliche Rechnung zusammen. Sie haben zwei Möglichkeiten, Artikel oder Leistungen hinzuzufügen:

1. Aus dem Katalog wählen: Wenn Sie wiederkehrende Leistungen (z. B. "Wartungsvertrag" oder "Consulting") vorab in Ihrem System angelegt haben, können Sie diese im grauen Kasten auswählen und mit Klick auf Hinzufügen direkt in die Tabelle laden lassen.

2. Manuelle Position: Klicken Sie auf "Leere Position hinzufügen", um einen völlig freien Text und einen individuellen Einzelpreis einzugeben.

Passen Sie bei jeder Position die Menge, die Einheit (z. B. Stück oder Stunden) und den Einzelpreis an. Das CloudCRM berechnet die Gesamtsummen der einzelnen Zeilen sofort live in Ihrem Browser mit.

Hinweis: Wenn Sie eine Position löschen möchten, klicken Sie einfach auf das rote Mülleimer-Symbol am rechten Rand der jeweiligen Zeile.

4. Einstellungen und Abschluss

In der rechten Seitenleiste finden Sie die finalen Einstellungen für Ihr Dokument:

• Daten: Passen Sie bei Bedarf das Rechnungsdatum oder das Fälligkeitsdatum an.

• Leitweg-ID: Wenn Sie Rechnungen an staatliche Behörden schicken, können Sie hier die geforderte Buyer Reference (Leitweg-ID) eintragen. Diese wird später korrekt in das ZUGFeRD-XML geschrieben.

• Rabatt & Gutschrift: Sie können dem Gesamtbetrag einen Netto-Rabatt oder eine pauschale Brutto-Gutschrift abziehen.

• Kleinunternehmerregelung: Die Mehrwertsteuer berechnet das System automatisch anhand Ihrer Firmen-Grundeinstellungen. (Sind Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG gemeldet, setzt das System die Steuer automatisch auf 0% und blendet einen entsprechenden Hinweis ein).

Prüfen Sie unten rechts die berechnete Gesamtsumme. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf den blauen Button "Rechnung erstellen".

Der Beleg wird nun fest in Ihrem System gespeichert und Sie werden automatisch in die Detailansicht dieser Rechnung weitergeleitet.

Die Rechnungs-Detailansicht (Verwaltung & Storno)

Sobald Sie eine neue Rechnung erstellt haben (oder in Ihrer Rechnungsübersicht auf einen bestehenden Beleg klicken), landen Sie in der Rechnungs-Detailansicht.

Diese Seite ist die "digitale Akte" für diesen spezifischen Beleg. Hier können Sie die PDF-Datei einsehen, die Rechnung per E-Mail an den Kunden verschicken, den Zahlungsstatus überwachen oder fehlerhafte Rechnungen GoBD-konform stornieren.

1. Schnellaktionen & PDF-Viewer

Oben rechts in der Kopfzeile finden Sie die wichtigsten Aktionen für den direkten Umgang mit dem Beleg:

• PDF öffnen: Ein Klick auf diesen Button öffnet den CloudCRM Dokumenten Viewer direkt in Ihrem Browser. Sie müssen die Rechnung nicht erst herunterladen, um sie anzusehen. Aus diesem Fenster heraus können Sie das Dokument direkt drucken oder bei Bedarf lokal speichern.

• E-Mail versenden: Leitet Sie zum Mail-Modul weiter, um die Rechnung (inklusive PDF-Anhang und ZUGFeRD-Daten) direkt aus dem System heraus an die hinterlegte E-Mail-Adresse Ihres Kunden zu senden.

2. Belegdetails kontrollieren

Auf der linken Seite sehen Sie noch einmal alle Positionen, Preise und Kundendaten kompakt zusammengefasst.

Prüfen Sie hier im Block Empfänger, ob die Anschrift korrekt ist, und kontrollieren Sie unten in der Summen-Box die korrekte Ausweisung der Mehrwertsteuer (oder den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung), sowie eventuelle Rabatte oder Gutschriften.

3. Zahlungsstatus & Mahnwesen

Das CloudCRM hilft Ihnen dabei, offene Forderungen exakt zu tracken. In der rechten Seitenleiste finden Sie den Bereich Zahlungsstatus.

Hier können Sie (oder das System) den Lebenszyklus der Rechnung steuern. Ändern Sie den Status im Dropdown-Menü und klicken Sie auf "Status aktualisieren":

• Bezahlt: Wählen Sie diesen Status, sobald das Geld auf Ihrem Konto eingegangen ist.

• Überfällig / Mahnung (1 bis 3): Wenn der Kunde das Zahlungsziel überschritten hat, können Sie die Rechnung hier manuell in die entsprechenden Mahnstufen heben. Die Rechnungsübersicht markiert diese Belege dann deutlich in auffälligen Rot-Tönen.

4. Online-Zahlung (Stripe-Integration)

Hinweis: Dieser Bereich erscheint nur, wenn Sie in Ihren Systemeinstellungen die Stripe-Zahlungsanbindung aktiviert haben.

Bieten Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, offene Beträge direkt per Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay zu begleichen. Das System generiert hierfür automatisch einen individuellen Zahlungslink. Über den Button "Jetzt bezahlen" können Sie den Link testen oder ihn kopieren, um ihn dem Kunden beispielsweise in den Chat zu kopieren.

5. Rechnungen stornieren & Gutschriften

Haben Sie sich bei einer Rechnung vertippt oder der Kunde tritt vom Kauf zurück? Löschen Sie niemals bereits versendete Rechnungen, da dies gegen die Richtlinien des Finanzamts (GoBD) verstößt!

Nutzen Sie stattdessen den roten Bereich ganz unten rechts: Rechnung stornieren mit Beleg.

Ein Klick auf diesen Button erledigt drei Dinge vollautomatisch für Sie:

1. Die aktuelle Rechnung wird im System als "Storniert" markiert.

2. Das System generiert automatisch eine rechtssichere Gutschrift (erkennbar am Präfix GS- in der Belegnummer) über exakt denselben Betrag und verknüpft diese mit dem Kunden.

3. Ihre Umsatz-Statistiken werden sauber bereinigt.

Mahnwesen & Mahnverlauf

Ein konsequentes Forderungsmanagement sichert die Liquidität Ihres Unternehmens. Mit dem CloudCRM behalten Sie überfällige Zahlungen jederzeit im Blick und können den Mahnverlauf für jeden Kunden lückenlos dokumentieren.

1. Überfällige Rechnungen identifizieren

Sobald das in der Rechnung festgelegte Zahlungsziel (z. B. 14 Tage nach Rechnungsdatum) überschritten ist und noch kein Zahlungseingang verbucht wurde, gilt die Rechnung als überfällig.

Sie können Ihre Rechnungsliste ganz einfach über das Dropdown-Menü "Status" nach Überfällig filtern, um eine tagesaktuelle Liste aller säumigen Zahler zu erhalten.

2. Die Mahnstufen aktivieren

Um den Mahnprozess für eine konkrete Rechnung zu starten, öffnen Sie die Detailansicht des entsprechenden Belegs. In der rechten Seitenleiste finden Sie den Bereich Zahlungsstatus.

Hier können Sie die Rechnung manuell in die nächste Eskalationsstufe heben:

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü die passende Stufe aus (z. B. 1. Mahnung).

2. Klicken Sie auf "Status aktualisieren".

Das CloudCRM unterstützt standardmäßig einen dreistufigen Mahnprozess (1. bis 3. Mahnung).

3. Sichtbarkeit und Protokollierung

Sobald Sie eine Mahnstufe aktivieren, ändert sich die visuelle Darstellung der Rechnung im gesamten CRM-System, um die Dringlichkeit zu verdeutlichen:

• 1. Mahnung: Die Rechnung wird orange hinterlegt.

• 2. Mahnung: Die Rechnung wird hellrot markiert.

• 3. Mahnung: Die Rechnung wird dunkelrot markiert und signalisiert höchsten Handlungsbedarf (z. B. Übergabe an ein Inkassounternehmen).

Jede Statusänderung wird zudem im Hintergrund chronologisch protokolliert. So können Sie später in der Kundenhistorie exakt nachvollziehen, wann Sie welche Mahnstufe für diesen Beleg ausgelöst haben.

 

Storno & Gutschriften erstellen

Fehler passieren: Eine Rechnung wurde mit der falschen Adresse ausgestellt, ein Kunde tritt vom Kauf zurück oder eine Leistung wurde nur teilweise erbracht. Das CloudCRM bietet Ihnen rechtssichere Werkzeuge, um solche Fälle sauber abzuwickeln.

1. Eine Rechnung komplett stornieren

Wenn eine bestehende Rechnung ungültig wird (z. B. wegen eines Tippfehlers in der Anschrift), müssen Sie diese stornieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die fehlerhafte Rechnung in der Detailansicht.

2. Scrollen Sie in der rechten Seitenleiste ganz nach unten zum roten Bereich "Rechnung stornieren mit Beleg".

3. Klicken Sie auf den Button "Rechnung stornieren" und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Was passiert nun im System? Das CloudCRM erledigt die buchhalterische Korrektur nun vollautomatisch:

• Die fehlerhafte Original-Rechnung erhält dauerhaft den Status Storniert und wird in Ihren Umsatzstatistiken genullt.

• Das System generiert sofort eine neue, offizielle Gutschrift. Diese erkennen Sie am Präfix GS- vor der Belegnummer (z. B. GS-2026-001).

• Die Gutschrift über den exakten Rechnungsbetrag wird ebenfalls im Profil des Kunden als PDF hinterlegt und verknüpft.

Sie können nun bei Bedarf eine komplett neue, korrigierte Rechnung für den Kunden erstellen.

Teil-Gutschriften bei neuer Rechnungsausstellung

Möchten Sie keine komplette Rechnung stornieren, sondern dem Kunden lediglich aus Kulanz oder wegen eines Mangels einen Betrag gutschreiben, können Sie dies direkt bei der Erstellung einer neuen Rechnung tun.

1. Klicken Sie auf "Neue Rechnung erstellen".

2. Tragen Sie Ihre regulären Positionen ein.

3. In der rechten Seitenleiste finden Sie das Feld Gutschrift (Brutto, €).

4. Tragen Sie hier den Betrag ein, den Sie dem Kunden erlassen möchten.

Das System zieht diesen Gutschriftsbetrag automatisch und transparent von der Gesamtsumme der neuen Rechnung ab und weist dies auf dem fertigen PDF-Dokument für den Kunden sauber aus.