Teamverwaltung (Mitarbeiter & Zugänge)

Teamverwaltung

Im Bereich Teamverwaltung organisieren Sie die Zugänge für Ihre Mitarbeiter.Mitarbeiter und externen Partner. Sie können hier neue Kollegen anlegen, bestehende Zugänge vorübergehend sperrensperren, Login-Sperren aufheben und in die detaillierte Rechteverwaltung der einzelnen Nutzer abspringen.

Hinweis: Dieser Bereich ist nur für Nutzer sichtbar, die über die Berechtigung „Team einsehen“ verfügen.

1. Ihr User-Kontingent

Oben rechts auf der Seite sehen Sie eine Anzeige mit Ihrem aktuellen User-Kontingent (z. B. 1 / 5)5). Diese Zahlen zeigen Ihnen, wie viele aktive Mitarbeiterzugänge in Ihrem aktuell gebuchten CloudCRM-Paket (z. B. Smart, Pro oder Business) enthalten und wie viele davon bereits belegt sind.

Ist das Limit erreicht, färbt sich die Anzeige rot und es können keine weiteren Mitarbeiter angelegt werden, bis entweder ein bestehender Zugang gelöscht/gesperrtgesperrt, gelöscht oder das Paket (über Zusatzoptionen) aufgestockt wird.

2. Neuen Mitarbeiter anlegen

Sofern Ihr Kontingent noch freie Plätze aufweist, können Sie über das Formular auf der linken Seite (oder oben auf mobilen Geräten) neue Zugänge erstellen:

1. Tragen Sie den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters ein.

2. Vergeben Sie einen eindeutigen Benutzernamen und hinterlegen Sie eine gültige E-Mail-Adresse (dient als Login) und einen eindeutigen internen Kurznamen.

Die Rolle wählen: * Mitarbeiter: Ein regulärer Zugang mit Grundrechten.

Steuerberater: Ein spezieller Zugang. Das System weist diesem Nutzer automatisch die nötigen Rechte und Menüpunkte zu, um das Kassenbuch einzusehen, Exporte durchzuführen, die GuV zu prüfen und den Messenger zu nutzen.

Vergeben Sie ein sicheres Passwort (Dieses kann der MitarbeiterNutzer später in seinem eigenen Profil ändern).

Klicken Sie auf "Speichern"Speichern.

Was passiert danach? Das System legt den Zugang sofort an und schickt dem neuen MitarbeiterNutzer automatisch eine Willkommens-E-Mail mit seinen Zugangsdaten und einem direkten Link zum Login. Der neue Nutzer erhält standardmäßig Grundrechte und kann sofort loslegen.

3. Mitarbeiter verwaltenverwalten, sperren & sperrenentsperren

In der Tabelle auf der rechten Seite sehen Sie alle in Ihrer Firma angelegten Zugänge.Zugänge inklusive ihrer Rolle (z. B. farbige Markierungen für Admin oder Steuerberater).

Unter der Spalte "Aktion" haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Status (Aktiv / Gesperrt): In der Spalte "Status" sehen Sie sofort, ob ein Zugang freigeschaltet ist.

Zugang sperren/entsperren: Unter "Aktion" finden Sie einen Schiebereglerentsperren (Toggle-Button).Schieberegler): Mit einem Klick daraufauf das Schalter-Symbol (Toggle) können Sie den Zugang eines Mitarbeiters sofort komplett sperren (z. B. wenn dieser das Unternehmen verlässt) oder wieder entsperren.reaktivieren.
Zu Ihrer eigenen Sicherheit können Sie Ihren eigenen Zugang hierüber nicht versehentlich sperren.

Login-Sperre aufheben (Schloss-Symbol): Gibt ein Nutzer sein Passwort fünfmal hintereinander falsch ein, greift aus Sicherheitsgründen eine automatische 10-minütige Login-Sperre. In diesem Fall erscheint ein rotes Schloss-Symbol. Als Administrator können Sie durch einen Klick auf dieses Symbol die Sperre vorzeitig manuell aufheben.

Profil & Rechte bearbeiten:bearbeiten (Zahnrad-Symbol): Klicken Sie auf dasdieses kleine Zahnrad-Symbol mit der Person,Symbol, um tieferetiefergehende Einstellungen für diesen Mitarbeiter vorzunehmen. Dort könnensteuern Sie die individuellen Modul-Berechtigungen (z. B. "Darf Kassenbuch sehen"bearbeiten" oder "Darf Rechnungen schreiben") exakt steuern.nach Ihren Vorgaben.