Service- & Leistungsverwaltung (Abos & Katalog)

Die Leistungsverwaltung ist das Herzstück Ihrer Abrechnung. Hier verwalten Sie nicht nur einfache Artikel, sondern steuern auch komplexe Serviceverträge und automatisierte Abonnements.

Das Modul ist in zwei Hauptbereiche unterteilt: den Allgemeinen Katalog (Ihre Vorlagen) und die Kunden-Zuweisung(Ihre aktiven Verträge).

1. Eigener Katalog (Vorlagen)

Im Tab "Eigener Katalog" legen Sie Ihre Standard-Leistungen an. Diese dienen als Schablonen, damit Sie Preise und Beschreibungen nicht bei jedem Kunden neu eingeben müssen.

• Leistung anlegen: Klicken Sie auf "Neue Katalog-Leistung".

• Abrechnungstyp: * Einmalig: Für Produkte oder Dienstleistungen, die punktuell abgerechnet werden (z.B. Hardwarekauf).

  • Abo / Monatlich: Für wiederkehrende Umsätze (z.B. Hosting, Wartungspauschalen).

2. Kunden-Zuweisung & Verträge

Wechseln Sie in den Tab "Kunden-Zuweisung", um Leistungen fest an einen Mandanten zu binden.

1. Kunde wählen: Wählen Sie den gewünschten Kunden aus der Liste. Das System lädt sofort alle aktuell für diesen Kunden gebuchten Leistungen.

2. Leistung zuweisen: Wählen Sie eine Vorlage aus Ihrem Katalog und klicken Sie auf "Zuweisen". Das System erstellt nun eine individuelle Kopie dieser Leistung für den Kunden.

3. Abo-Verwaltung (Wiederkehrende Abrechnung)

Wenn Sie eine Leistung als "Abo / Monatlich" markieren, erscheinen zusätzliche Optionen zur Automatisierung:

• Rhythmus & Einheit: Legen Sie fest, ob die Rechnung alle X Tage, Wochen oder Monate erstellt werden soll.

• Nächste Rechnung: Das Datum, an dem das System den Beleg das nächste Mal generieren soll.

• Auto-Versand: Ist dieses Häkchen gesetzt, erstellt das CloudCRM die Rechnung zum Stichtag nicht nur als Entwurf, sondern versendet sie auch direkt automatisch per E-Mail an den Kunden.

4. Leistungen gesammelt abrechnen (Multi-Invoice)

Möchten Sie mehrere erbrachte Leistungen (z.B. verschiedene Beratungsstunden eines Monats) in einer einzigen Rechnung zusammenfassen?

1. Wählen Sie den Kunden im Tab "Kunden-Zuweisung" aus.

2. Markieren Sie in der Liste links die Checkboxen bei allen Leistungen, die auf die Rechnung sollen.

3. Sobald Sie Leistungen markiert haben, erscheint oben ein blauer Balken.

4. Klicken Sie auf "Jetzt abrechnen".

Das System springt sofort in die Rechnungserstellung und hat bereits alle gewählten Positionen inklusive Preisen und Beschreibungen für Sie eingetragen.

5. Protokollierung

Jede Zuweisung, Änderung oder Archivierung einer Leistung wird automatisch in der Historie des Kunden (im Profil unter "Verlauf") protokolliert. So bleibt für Ihr Team immer nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter wann welchen Vertrag angepasst hat.