Aufträge in CloudCRM verwalten

Mit dem Modul Aufträge verwalten Sie bestätigte Leistungen, Lieferungen oder Arbeitsumfänge, die aus einem Angebot entstehen oder direkt manuell angelegt werden.
Ein Auftrag bildet die nächste Stufe nach dem Angebot und dient als Grundlage für die spätere Rechnungsstellung.

Was Sie mit Aufträgen machen können

Im Bereich Aufträge können Sie:

neue Aufträge manuell erstellen
Aufträge aus Angeboten generieren
Aufträge verwalten
Aufträge als PDF anzeigen
Aufträge per E-Mail versenden
Aufträge in Rechnungen umwandeln
Aufträge manuell abschließen

Auftrag erstellen

Ein neuer Auftrag kann über die Schaltfläche „Auftrag erstellen“ angelegt werden.
Dabei werden – wie bei Angeboten – die relevanten Daten zum Empfänger, Betreff und zu den Positionen hinterlegt.
Alternativ kann ein Auftrag direkt aus einem bestehenden Angebot erzeugt werden.

Übersicht der Auftragsliste

In der Listenansicht sehen Sie zu jedem Auftrag.

Datum
Nummer
Betreff
Empfänger
Betrag
Status
verfügbare Aktionen

So behalten Sie alle offenen, abgerechneten oder abgeschlossenen Aufträge im Blick.

Mögliche Status bei Aufträgen

Entwurf

Der Auftrag wurde erstellt, aber noch nicht weiterbearbeitet.

Offen

Der Auftrag ist aktiv und kann weiter verarbeitet werden.

Abgerechnet

Aus dem Auftrag wurde bereits eine Rechnung erzeugt.

Abgeschlossen

Der Auftrag wurde manuell als abgeschlossen markiert.

Auftrag als PDF anzeigen

Auch bei Aufträgen steht eine PDF-Vorschau zur Verfügung.

In der Dokumentenvorschau können Sie:

den Auftrag ansehen
das Dokument drucken
das PDF herunterladen

Auftrag per E-Mail senden

Aufträge können direkt per E-Mail versendet werden.

So lassen sich Auftragsbestätigungen und Dokumente schnell digital an Kunden weitergeben.

Auftrag in Rechnung umwandeln

Ein Auftrag kann direkt in eine Rechnung umgewandelt werden.

Dabei übernimmt CloudCRM automatisch:

Empfänger
Betreff
Beträge und Steuerwerte
Rabatte und Gutschriften
sämtliche Positionsdaten
Zusätzlich passiert im Hintergrund:
der Auftrag wird auf abgerechnet gesetzt
eine neue Rechnung mit eigener Rechnungsnummer wird erstellt
ein Aktivitätseintrag wird automatisch gespeichert

Wichtig

Sobald ein Auftrag bereits abgerechnet oder abgeschlossen ist, steht die Rechnungsumwandlung nicht mehr aktiv zur Verfügung.

Auftrag manuell abschließen

Wenn ein Auftrag erledigt ist und keine weitere Verarbeitung nötig ist, kann er manuell als abgeschlossen markiert werden.

Das ist sinnvoll, wenn:

der Vorgang abgeschlossen ist
keine Rechnung mehr erzeugt werden soll
der Auftrag nur intern dokumentiert werden soll

Ein abgeschlossener Auftrag bleibt weiterhin in der Übersicht sichtbar.

Typischer Ablauf im Modul

Ein typischer Ablauf in CloudCRM sieht so aus:

Angebot erstellen

→ Angebot versenden

→ Angebot annehmen lassen

→ in Auftrag umwandeln

→ Auftrag ausführen

→ in Rechnung umwandeln

So bleibt der gesamte Vorgang strukturiert, nachvollziehbar und sauber dokumentiert.