Der Kunden-Datensatz (Digitale Kundenakte)

Wenn Sie in Ihrer Kundenliste auf einen Eintrag klicken, öffnet sich der individuelle Kunden-Datensatz. Diese Ansicht fungiert als Ihre digitale Kundenakte: Hier laufen sämtliche Informationen, Dokumente, Rechnungen und Historien zu genau diesem einen Mandanten zentral zusammen.

Die Ansicht mit erfundenen Daten dient zu Test- und Dokumentationszwecken.

1. Kopfbereich & Schnellaktionen

Ganz oben sehen Sie auf einen Blick den Namen des Kunden (oder der Firma) sowie die zugehörige Kundennummer. Auf der rechten Seite finden Sie drei wichtige Schnellaktionen, mit denen Sie direkt aus der Kundenakte heraus arbeiten können:

• Rechnung (Blau): Startet sofort den Prozess, um eine neue ZUGFeRD-Rechnung (oder einen Entwurf) zu erstellen, bei der dieser Kunde bereits als Empfänger vorausgewählt ist.

• Termin (Grün): Öffnet ein Fenster, um einen neuen Termin (z. B. ein Beratungsgespräch) exakt für diesen Kunden in Ihrem Kalender zu planen.

• Bearbeiten (Stift-Symbol): Führt Sie zurück in die Eingabemaske, um die Basis-Stammdaten (wie z. B. eine neue Adresse oder Telefonnummer) des Kunden zu aktualisieren.

2. Die Stammdaten-Seitenleiste

Auf der linken Seite (bei Nutzung auf dem Smartphone im oberen Bereich) ist eine kompakte Informationskarte fixiert. Diese zeigt Ihnen dauerhaft die wichtigsten Kontaktdaten an:

• Name des direkten Ansprechpartners

• E-Mail-Adresse und Telefonnummer

• Postanschrift

• Datum, seit wann der Kunde im System erfasst ist ("Kunde seit")

So haben Sie die Kontaktdaten für einen schnellen Anruf oder eine E-Mail immer sofort griffbereit, egal in welchem Untermenü des Kunden Sie sich gerade befinden.

3. Die Registerkarten (Tabs)

Der Hauptbereich auf der rechten Seite ist in verschiedene Registerkarten (Tabs) unterteilt, um die Fülle an Informationen übersichtlich zu gliedern. Durch einen Klick auf die jeweilige Karteikarte wechseln Sie die Ansicht:

• Verlauf: Das ist Ihr digitales Notizbuch und Aktivitätenprotokoll. Das System vermerkt hier automatisch, wann Dokumente hochgeladen oder Rechnungen erstellt wurden. Zudem können Sie über das Eingabefeld jederzeit eigene, interne Notizen (z. B. Gesprächsprotokolle nach einem Telefonat) hinzufügen.

• Termine: Eine chronologische Auflistung aller geplanten und vergangenen Termine mit diesem Kunden. Hier können Sie Termine bearbeiten oder absagen.

• Tickets: Zeigt alle Support- und Serviceanfragen an, die von oder für diesen Kunden erstellt wurden.

• Leistungen: Eine Übersicht der Produkte, Serviceverträge oder wiederkehrenden Leistungen, die dem Kunden zugeordnet sind.

• Dokumente: Die sichere und DSGVO-konforme Ablage. Hier laden Sie kundenbezogene Dateien wie AV-Verträge, unterschriebene Angebote oder spezifische Formulare hoch. Die Dateien werden strikt vom restlichen System getrennt in einem eigenen, gesicherten Kundenordner gespeichert.

• Rechnungen: Eine tabellarische Übersicht aller Entwürfe, offenen Forderungen und bezahlten Rechnungen dieses Mandanten.

4. Termine verwalten

Wenn Sie in der Kopfzeile auf "Termin" klicken, öffnet sich ein kompaktes Planungsfenster.

1. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel (z. B. "Jahresgespräch").

2. Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus.

3. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Notiz mit Details zum Termin.

4. Klicken Sie auf "Termin speichern".

Der Termin taucht nun sofort im Reiter "Termine" der Kundenakte auf und wird automatisch mit Ihrem globalen Hauptkalender synchronisiert.