Skip to main content

Der Kunden-Datensatz (Digitale Kundenakte)

Wenn Sie in Ihrer Kundenliste auf einen Eintrag klicken, öffnet sich der individuelle Kunden-Datensatz. Diese Ansicht fungiert als Ihre digitale Kundenakte: Hier laufen sämtliche Informationen, Aufgaben, Dokumente, Rechnungen und Historien zu genau diesem einen MandantenKunden zentral zusammen.

Kundenakte.pngKundenakte.png

Die Ansicht mit erfundenen Daten dient zu Test- und Dokumentationszwecken.

1. Kopfbereich & Schnellaktionen

Ganz oben sehen Sie auf einen Blick den Namen des Kunden (oder der Firma) sowie die zugehörige Kundennummer. Auf der rechten Seite finden Sie dreidie wichtigewichtigen Schnellaktionen, mit denen Sie direkt aus der Kundenakte heraus produktiv arbeiten können:

  • RechnungWiedervorlage (Blau)Glocken-Symbol): Öffnet Ihre offene Aufgabenliste für diesen Kunden. Ein roter Zähler zeigt Ihnen sofort an, ob hier noch Anliegen zur Bearbeitung ausstehen. Sie können hierüber auch direkt neue Aufgaben planen.

Angebot / Auftrag / Rechnung: Startet sofort den Prozess,Erstellungsprozess umfür einedas neuejeweilige ZUGFeRD-Rechnung (oder einen Entwurf) zu erstellen,Dokument, bei derdem dieser Kunde bereits als Empfänger vorausgewählt ist.

Termin (Grün): Öffnet ein Fenster, um einen neuen Termin (z. B. ein Beratungsgespräch) exakt für diesen Kunden in Ihrem Kalender zu planen.

Bearbeiten (Stift-Symbol): Führt Sie zurück in die Eingabemaske, um die Basis-Stammdaten (wie z. B. eine neue Adresse oder Telefonnummer) des Kunden zu aktualisieren.

2. Die Stammdaten-Seitenleiste (Cockpit)

Auf der linken Seite (bei Nutzung auf dem Smartphone im oberen Bereich) ist eineIhre kompakte InformationskarteKommandozentrale fixiert. Diese zeigtist in drei Blöcke unterteilt:

    Anstehende Aufgaben: Sofern für diesen Kunden Wiedervorlagen geplant sind, erscheinen diese hier direkt im Schnellzugriff. Rote Daten markieren überfällige Aufgaben. Mit einem Klick auf den grünen Haken können Sie diese sofort als erledigt markieren.

    Stammdaten: Zeigt Ihnen dauerhaft die wichtigsten Kontaktdaten an:

    (Ansprechpartner,
      E-Mail,

      Name des direkten Ansprechpartners

      E-Mail-AdresseTelefon und Telefonnummer

      Adresse) an.

      Postanschrift

      Datum, seit wann der Kunde im System erfasst ist ("Kunde seit")

      So haben Sie die Kontaktdatendiese für einen schnellen Anruf oder eine E-Mail immer sofort griffbereit, egal in welchem Untermenü des Kunden Sie sich gerade befinden.

      Konditionen & Finanzen: Hier können Sie ein Kundenguthaben (in Euro) hinterlegen. Dieses wird vom System gespeichert und bei der nächsten Rechnungsstellung an diesen Kunden automatisch als Abzug (Gutschrift) vorgeschlagen.

      3. Die Registerkarten (Tabs)

      Der Hauptbereich auf der rechten Seite ist in verschiedene Registerkarten (Tabs) unterteilt, um die Fülle an Informationen übersichtlich zu gliedern.gliedern:

      Durch
      einen Klick auf die jeweilige Karteikarte wechseln Sie die Ansicht:

      • Verlauf: Das ist Ihr digitales Notizbuch und Aktivitätenprotokoll. Das System vermerkt hier automatisch, wannwenn Rechnungen erstellt oder Dokumente hochgeladen oder Rechnungen erstellt wurden. ZudemÜber "Ausführlichen Bericht erstellen" können Sie überzudem das Eingabefeld jederzeit eigene, interne Notizen (z. B.formatierte Gesprächsprotokolle nachanlegen einemund Telefonat)bei hinzufügen.Bedarf als "Wichtig" markieren.

      • Termine: Eine chronologische Auflistung aller geplanten und vergangenen Termine mit diesem Kunden. HierSie können Siehier auch neue Termine bearbeitenfür oderIhren absagen.Kalender planen.

      • Tickets: Zeigt alle Support- und Serviceanfragen an, die von oder für diesen Kunden erstellt wurden.

      • Leistungen: Eine Übersicht der Produkte, Serviceverträge oder wiederkehrenden Leistungen,Leistungen (Abos), die dem Kunden zugeordnet sind.

      Angebote/Aufträge: Listet alle offenen und abgeschlossenen Angebote sowie Auftragsbestätigungen für diesen Mandanten auf.

      Dokumente: Die sichere und DSGVO-konforme Ablage. Hier laden Sie kundenbezogene Dateien (wie AV-Verträge, unterschriebene AngeboteVerträge oder spezifische FormulareFormulare) hoch. Die DateienDiese werden strikt vom restlichen System getrennt in einem eigenen, gesicherten Kundenordner gespeichert.

      Rechnungen: Eine tabellarische Übersicht aller Entwürfe, offenen Forderungen und bezahlten Rechnungen dieses Mandanten.Kunden.

      Tabs-Verlauf.png

      4. TermineDokumenten verwaltenViewer & Berichte

      WennUm Ihren Arbeitsfluss nicht zu unterbrechen, öffnen sich Dokumente (wie PDFs oder Rechnungen) sowie ausführliche Berichte aus dem Verlauf mit nur einem Klick in einem komfortablen Vorschau-Fenster direkt über der Kundenakte. Sie inmüssen derdie KopfzeileSeite aufnicht "Termin"verlassen klicken,und öffnet sich ein kompaktes Planungsfenster.

        Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel (z. B. "Jahresgespräch").

        Wählen Siekönnen das DatumDokument unddirekt dieam UhrzeitBildschirm aus.lesen, drucken oder herunterladen.

        Ergänzen Sie bei Bedarf eine Notiz mit Details zum Termin.

        Klicken Sie auf "Termin speichern".

        Der Termin taucht nun sofort im Reiter "Termine" der Kundenakte auf und wird automatisch mit Ihrem globalen Hauptkalender synchronisiert.

        Back to top