Mein Profil verwenden

Im Bereich Mein Profil verwalten Sie Ihre persönlichen Benutzerdaten, Ihre Login-Daten und wichtige Einstellungen zu Ihrem Firmen-Account. Zusätzlich sehen Sie dort Informationen zum gebuchten Paket, zum Firmenspeicher, zu DigitInvoice und zur Verfahrensdokumentation.

Der Profilbereich ist in mehrere Abschnitte aufgeteilt und zeigt nur Funktionen an, für die Sie berechtigt sind.

Profil öffnen

Den Profilbereich finden Sie über MEIN NAME z.B Max Muster oben rechts im Kopfbereich.

Dort sehen Sie unter anderem:

Account-Status

Im Bereich Account-Status sehen Sie grundlegende Informationen zu Ihrem Benutzerkonto und Ihrer Firma.

Dazu gehören:

Wenn der Account aktiv ist, wird dies entsprechend angezeigt.

Diese E-Mail-Adresse kann im Bereich Persönliche Daten geändert werden.

Wichtig: Die neue E-Mail-Adresse darf nicht bereits von einem anderen Benutzer verwendet werden.

Zugehörige Firma

Im Profil sehen Sie, welcher Firma Ihr Benutzerkonto zugeordnet ist.

Zusätzlich wird die Firmen-ID angezeigt. Diese kann bei Supportanfragen hilfreich sein, damit Ihr Firmenkonto eindeutig zugeordnet werden kann.

Gebuchtes Paket anzeigen

Im Bereich Gebuchtes Paket sehen Sie, welches CloudCRM-Paket für Ihre Firma aktiv ist.

Durch Klick auf das Paket öffnet sich eine Detailansicht.

Dort werden unter anderem angezeigt:

aktiver Leistungsumfang
enthaltene Module
freigeschaltete Funktionen
verfügbare Nutzer
Firmenspeicher
aktive Zusatzoptionen

Paketdetails

In den Paketdetails sehen Sie, welche Funktionen in Ihrem Paket enthalten sind.

Die Funktionen sind nach Bereichen gruppiert, zum Beispiel:

CloudCRM Basisfunktionen
Kunden und Kontakte
Angebote und Aufträge
Rechnungen
Steuerberater und Finanzen
Leistungen und Produkte
Support und Tickets
Organisation und Team

Je nach gebuchtem Paket können die angezeigten Funktionen unterschiedlich sein.

Zusatzoptionen

Wenn für Ihre Firma zusätzliche Optionen gebucht wurden, werden diese ebenfalls in der Paketübersicht angezeigt.

Das können zum Beispiel sein:

zusätzliche Benutzer
erweiterter Speicherplatz
weitere Zusatzleistungen

So sehen Sie direkt, welche Erweiterungen aktiv sind.

Speicherplatz der Firma

Im Profil wird der Speicherplatz der gesamten Firma angezeigt.

Der Speicherplatz gilt für das gesamte Team und nicht nur für Ihren eigenen Benutzer.

Angezeigt werden:

belegter Speicher
verfügbarer Firmenspeicher
prozentuale Auslastung

Durch Klick auf die Speicheranzeige können weitere Details eingeblendet werden.

Wenn der Speicher fast voll ist, wird dies farblich hervorgehoben.

Persönliche Daten bearbeiten

Im Bereich Persönliche Daten können Sie Ihre eigenen Kontaktdaten verwalten.

Bearbeitet werden können zum Beispiel:

E-Mail-Adresse
Telefon
Mobilnummer
Straße
PLZ
Ort
Geburtsdatum

Vorname und Nachname werden angezeigt, sind aber in dieser Ansicht nicht bearbeitbar.

Nach dem Ändern klicken Sie auf Daten speichern.

E-Mail-Adresse ändern

Wenn die Adresse bereits vergeben ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Nach erfolgreicher Änderung wird die neue E-Mail-Adresse für den Login verwendet.

Passwort ändern

Im Bereich Passwort Sicherheit können Sie Ihr Passwort ändern.

Dafür müssen Sie eingeben:

aktuelles Passwort
neues Passwort
Wiederholung des neuen Passworts

Das neue Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein.

Wenn das aktuelle Passwort falsch ist oder die neuen Passwörter nicht übereinstimmen, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Nach erfolgreicher Änderung können Sie sich künftig mit dem neuen Passwort anmelden.

DigitInvoice im Profil

Wenn Ihre Firma ein geeignetes Paket nutzt und Sie der Hauptnutzer der Firma sind, können Sie im Profil DigitInvoice verwalten.

DigitInvoice ist der E-Rechnungsempfang von CloudCRM. Eingehende Rechnungen und E-Rechnungen können an eine spezielle Empfangsadresse gesendet werden und landen anschließend in der Dokumentenverwaltung.

Im Profil sehen Sie, ob DigitInvoice aktiv oder deaktiviert ist.

DigitInvoice aktivieren oder deaktivieren

DigitInvoice kann über Schnellaktionen aktiviert oder deaktiviert werden.

Wenn DigitInvoice aktiv ist, wird die zugewiesene Empfangsadresse angezeigt.

Diese Adresse besteht aus einem firmenbezogenen Präfix und der hinterlegten DigitInvoice-Domain.

Beispiel:

firma-123@digitinvoice.de

Die genaue Adresse kann je nach Systemkonfiguration abweichen.

DigitInvoice verwalten

Über Verwalten öffnen Sie die DigitInvoice-Einstellungen.

Dort können Sie den E-Rechnungsempfang aktivieren oder deaktivieren.

Das zugewiesene Postfach ist fest mit Ihrer Firma verbunden und kann in dieser Ansicht nicht frei geändert werden.

Hinweis: Änderungen können einige Minuten benötigen, bis sie vom Server vollständig übernommen wurden.

Vertrag kündigen

Wenn Sie Hauptnutzer der Firma sind, kann im Profil die Möglichkeit zur Vertragskündigung angezeigt werden.

Über Kündigung durchführen können Sie die Kündigung des Firmen-Accounts einleiten.

Dabei kann optional ein Kündigungsgrund angegeben werden.

Nach Bestätigung wird die Kündigung im System hinterlegt. Das Vertragsende wird automatisch anhand des aktuellen Abrechnungszeitraums berechnet.

Der Account bleibt bis zum Laufzeitende nutzbar.

Kündigung zurücknehmen

Wenn bereits eine Kündigung hinterlegt wurde, wird das Kündigungsdatum im Profil angezeigt.

Solange die Funktion verfügbar ist, kann die Kündigung über Kündigung zurücknehmen widerrufen werden.

Nach erfolgreicher Rücknahme wird der Firmen-Account wieder regulär aktiv geführt.

Verfahrensdokumentation

Im Bereich Verfahrensdokumentation können Sie die CloudCRM-Verfahrensdokumentation öffnen.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt Prozesse und Systeme der CloudCRM-Lösung und dient als Nachweis für eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung.

Über Dokumentation ansehen wird die Dokumentation in einer Vorschau geöffnet.

Dort stehen je nach Ansicht folgende Aktionen zur Verfügung:

ansehen
drucken
herunterladen

Meldungen und Hinweise

Nach Änderungen zeigt CloudCRM eine Erfolgsmeldung oder Fehlermeldung an.

Erfolgsmeldungen erscheinen zum Beispiel nach:

gespeicherten Profildaten
geändertem Passwort
aktivierter oder deaktivierter DigitInvoice-Funktion
hinterlegter Kündigung
zurückgenommener Kündigung

Fehlermeldungen erscheinen zum Beispiel bei:

ungültiger E-Mail-Adresse
bereits verwendeter E-Mail-Adresse
falschem aktuellen Passwort
fehlender Berechtigung
ungültigem Sicherheitstoken
fehlerhafter DigitInvoice-Konfiguration

Berechtigungen

Welche Bereiche im Profil sichtbar sind, hängt von Ihrer Rolle und Ihren Berechtigungen ab.

Einige Funktionen stehen nur bestimmten Benutzern zur Verfügung.

Dazu gehören zum Beispiel:

DigitInvoice verwalten
Vertrag kündigen
Kündigung zurücknehmen
bestimmte Firmeneinstellungen ändern

Wenn Ihnen eine Funktion nicht angezeigt wird, verfügen Sie möglicherweise nicht über die erforderliche Berechtigung oder sind nicht der Hauptnutzer der Firma.

Sicherheit und Protokollierung

Wichtige Änderungen im Profil werden protokolliert.