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AV-Vertrag Generator & Freigabeprozess

Sobald Sie im Auftrag Ihrer Kunden personenbezogene Daten verarbeiten (z. B. durch Hosting, CRM-Pflege oder Support), ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO gesetzlich vorgeschrieben.

Das CloudCRM nimmt Ihnen die Erstellung und das Einholen der Unterschrift durch einen vollautomatisierten Generator komplett ab.

1. AV-Vertrag generieren

Wechseln Sie im Dokumenten-Modul auf den Tab "Generator".

  1. Wählen Sie den entsprechenden Kunden aus, für den der Vertrag erstellt werden soll.

  2. Das System zieht sich nun automatisch alle relevanten Stammdaten (Ihre Firmenadresse sowie die Anschrift des Kunden) und gießt diese in eine rechtssichere PDF-Vorlage.

  3. Klicken Sie auf "Erstellen". Das fertige Dokument wird generiert, direkt mit dem Kunden verknüpft und in der Dokumentenliste abgelegt.

Nach der Erstellung finden Sie den neuen AV-Vertrag in Ihrer Dokumentenübersicht (z. B. im Tab "Verträge"). In der Spalte "Freigabe" sehen Sie nun ein gelbes Label: Wartet auf Bestätigung.

Um die digitale Unterschrift einzuholen, müssen Sie den Vertrag nicht per Post verschicken:

  1. Klicken Sie in der Zeile des AV-Vertrags ganz rechts bei den Aktionen auf den Button "Link" (Ketten-Symbol).

  2. Der individuelle, kryptografisch gesicherte Freigabelink wird in Ihre Zwischenablage kopiert.

  3. Fügen Sie diesen Link in eine E-Mail an Ihren Ansprechpartner ein.

3. Die Kundensicht (Digitale Bestätigung)

Sobald Ihr Kunde auf den Link in der E-Mail klickt, öffnet sich eine sichere Freigabeseite außerhalb Ihres internen CRMs.

Der Kunde kann sich das PDF-Dokument dort in Ruhe durchlesen. Ist er einverstanden, trägt er seinen Namen (und ggf. die Firma) in das Bestätigungsfeld ein und klickt auf Akzeptieren. Alternativ kann er den Vertrag über die Seite auch offiziell ablehnen.

4. Nachverfolgung im CRM

Das CloudCRM überwacht den Status in Echtzeit. Sobald der Kunde agiert hat, aktualisiert sich das Dokument in Ihrer Übersicht automatisch:

  • Grünes Label ("Bestätigt"): Der Kunde hat den Vertrag akzeptiert. Das System protokolliert sekundengenau das Datum und den exakten Namen der Person, die digital unterschrieben hat (z. B. Bestätigt von Max Mustermann am 15.04.2026 14:30). Diese digitale Protokollierung ist rechtlich bindend und ersetzt die klassische Unterschrift.

  • Rotes Label ("Abgelehnt"): Der Kunde hat Einwände. Setzen Sie sich mit ihm in Verbindung, passen Sie die Rahmenbedingungen an und generieren Sie bei Bedarf einen neuen Vertrag.

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